La pratique contractuelle chez Silosun

Au vu de l’activité de Silosun, ce sont les baux de longue durée (baux emphytéotiques) qui représentent le plus gros volume traité par Aurélie.

Un seul enjeu : allouer son temps aux dossiers à plus fort enjeu et s’assurer qu’ils sont suffisamment sécurisés pour que l’investissement soit rentable sur la durée.

Mais elle traite aussi d’autres contrats : sous-traitance, prestations de services.

Commencer à rédiger

Lorsqu’il s’agit d’initier la rédaction d’un contrat, Aurélie a 2 méthodes principales :

Repartir de zéro : “je me fais ma trame avec les clauses essentielles”.

Rechercher dans la base de contrats Silosun, qu’elle met à jour annuellement.

La deuxième méthode implique d’adapter l’existant : “Le temps passé dépend beaucoup du contrat, des enjeux associés et du besoin opérationnel exprimé. Je pense à un contrat que j’ai eu à rédiger récemment : j’ai du passer 1h à lire le modèle et spotter les éléments à revoir. Une demie-journée pour refondre, une demie-journée pour faire des allers-retours avec le terrain.”

“J’ai la mémoire des choses”

“J’ai la mémoire des choses” : si Aurélie n’a aujourd’hui aucun mal à rechercher dans sa base, le nombre de modèles étant relativement limité et l’habitude étant déjà installée, elle anticipe néanmoins la difficulté que cela pourrait représenter dans le cas où son équipe grandissait.

Finaliser

La partie la plus ingrate du travail de rédaction contractuelle, c’est toujours la dernière étape : la vérification finale des incohérences.

“Il faut le faire mais ça n’a rien d’intéressant. En général, je le fais au fil de l’eau de la rédaction, puis je réalise un dernier check de 15 min pour vérifier tous les renvois.”

Analyser

En ce qui concerne l’analyse, deux cas se présentent le plus fréquemment :

Des contrats avec peu d’enjeux type NDA : “je vérifie juste qu’il n’y ait pas de clauses disproportionnées ou trop lourdes”

Des contrats fournisseurs plus stratégiques : “c’est souvent leur contrat, donc mon rôle est de mettre les bons warnings. Dans ces cas là, j’y passe plus de temps. Par exemple, pour un contrat de 70 pages, je peux prendre 2h pour être sûre d’avoir tout vu.”

Mais un autre risque pèse sur l’analyse.

“C’est difficile de suivre l’évolution du droit applicable, cela implique de faire une veille très rigoureuse." 

"De manière générale, je sais que le contexte juridique évolue peu dans nos domaines et je suis au courant des grandes évolutions. Mais sur des sujets qu’on maîtrise moins, on risque de passer à côté de quelque chose.”

Un nouvel atout pour sécuriser ses contrats

Pour gérer ses contrats, elle n’avait jusqu’à présent pas d’autre outil que “[son] cerveau et [son] expérience”.

Jusqu’à recevoir une proposition qui a éveillé sa curiosité : devenir bêta-testeuse du nouveau produit Doctrine dédié à la sécurisation de contrats, Flow Counsel.

“J’ai découvert l’outil toute seule, sans aide extérieure puisqu’il était encore en bêta à l’époque : de ce point de vue j’ai trouvé la solution intuitive et facile à prendre en main.”

“J’ai surtout utilisé la partie analyse de contrats, qui était juridiquement agnostique et donc satisfaisante. Pour moi, c’est comme si j’avais un stagiaire qui me fournit une première base de travail et cela me permet de débroussailler le sujet. Ça reste mon rôle de pousser la réflexion, mais je suis sûre d’aller dans la bonne direction.”

La brique d’analyse contractuelle lui permet, après avoir glissé son contrat sur Doctrine ou directement sur Word, de :

Attribuer un niveau de risque à chaque clause, sur la base du fonds juridique le plus exhaustif du marché (loi, décisions) :

“La classification des risques avec un code couleur facile à identifier est notamment utile lorsqu’on est pressé et qu’on veut traiter en priorité les risques les plus élevés.”

Proposer des reformulations sécurisées pour des clauses identifiées comme risquées :

 “La reformulation de clauses aide à clarifier, permet de voir d’autres façons de rédiger.”

Passer le contrat au peigne fin en identifiant contradictions, ambiguïtés, définitions manquantes ou renvois incorrects :

“Le screening d’incohérences peut faire gagner beaucoup de temps sur quelque chose qu’on n’aime pas du tout faire.”

Cerise sur le gâteau, faire tout ça au plus près de là où elle rédige toute la journée : Microsoft Word

 “Le fait que l’outil soit dispo dans Word ? Ça évite de jongler entre les onglets de faire des copiers-collers à outrance. Il n’y a pas de petit gain de temps.”

Bref, une nouvelle arme à sa disposition pour sécuriser sa rédaction et analyse contractuelle, adossée au reste de la plateforme Doctrine qu’elle utilise déjà pour l’analyse et la recherche juridique.

De manière générale, “cela me dégage du temps pour pousser la réflexion là où c’est important et m’aide à pointer les risques que je n’aurais pas forcément identifiés au premier abord”.

“Je croise la grille d’analyses de l’IA avec la mienne et je prends le meilleur des deux : c’est ça qui fait la richesse de l’outil.”