Être avocat individuel, c’est jongler en permanence entre des missions variées. Notamment quand on parle de contentieux, la gestion de dossiers impose de passer par tout un tas de tâches particulièrement fastidieuses. Maître Cado en sait quelque chose : « Je travaille avec des particuliers aussi bien qu’avec des institutions. Mais la préparation d’un dossier est toujours longue et chronophage au vu du nombre de pièces que je dois gérer seul. »

Nous avons eu le plaisir de l’interviewer pour découvrir comment il a adopté Flow, l’IA juridique qui simplifie la maîtrise de ses dossiers contentieux.

Tri, renommage, conversion : des tâches manuelles et chronophages

Avant l’arrivée de Flow, la gestion des dossiers relevait souvent du casse-tête pour Maître Cado. Il a beau demander à ses clients d’envoyer leurs documents autant que possible en PDF et bien triés, la réalité est souvent différente : certains n’ont pas les outils nécessaires, d’autres manquent simplement de temps ou d’organisation. Résultat, il doit encore composer avec des formats variés et parfois improbables.

"J’ai déjà vu un client arriver avec un cabas rempli de classeurs de photos de vacances… alors qu’une seule photo aurait suffi. Ou encore, sur un dossier de harcèlement moral, j’ai reçu un fichier Excel de dizaines de pages avec à boire et à manger. Il m’arrive d’avoir des dossiers avec 70 pièces, ça devient vite l’enfer.”

Il faut chercher l’aiguille dans la botte de foin, tout n’est pas intéressant. Et ce genre d’anecdotes est monnaie courante, que le client soit un particulier ou une institution.

Cette gestion de documents disparates freinait considérablement son efficacité. Sans compter les risques en matière de sécurité des données, lorsqu’il faut aller scinder ou fusionner des PDF en utilisant des outils en ligne. “Je manipule souvent des documents médicaux avec des données sensibles. Je ne peux pas me permettre de mettre à risque les informations de mes clients.”

Bref, avant de même pouvoir commencer à réfléchir, construire sa stratégie, en somme faire son travail d’avocat, il doit trier, renommer, convertir, reformater, réorganiser…

Autant de tâches chronophages qui grignotaient selon lui près de 15 % de son temps de travail. Un temps précieux qu’il aurait préféré consacrer à l’essentiel : passer du temps avec ses clients, élaborer des stratégies et défendre au mieux les intérêts de ses clients.

Le cauchemar de tout avocat

“Je ne vous parle même pas du cas où on sait que la pièce existe, sauf que le client ne l’a pas trouvée et ne nous l’a pas encore envoyée.”

C’est le cauchemar de tout avocat : la pièce de dernière minute, alors que les conclusions sont rédigées, les pièces numérotées, le bordereau édité. Il faut alors tout recommencer. “Résultat, j’ai pris l’habitude de ne pas trop m’avancer sur la production du bordereau, au cas où il doit changer du tout au tout. Quand j’ai 25 pièces et que je sais qu’il peut y avoir des modifications jusqu’au dernier moment, ça peut représenter énormément de travail.”

Flow, le nouveau réflexe pour maîtriser ses dossiers contentieux

Depuis qu’il utilise Flow, cette corvée s’est trouvée largement allégée :

« Flow fait partie de ma routine d'ouverture des dossiers. Je crée un dossier, j’envoie toutes les pièces, et j’obtiens un premier aperçu clair et organisé de l’affaire.»

En tant qu’avocat individuel, ce gain de temps est d’autant plus précieux. Il souligne notamment 3 briques de Flow qui lui sont particulièrement utiles :

Le tri automatique des pièces : « En quelques secondes, j’obtiens une liste de documents triés chronologiquement, ce qui m’aide à structurer immédiatement mes dossiers, même lorsqu’il y a beaucoup de pièces. J’ai besoin d’avoir une vision extrêmement précise du déroulé des faits, savoir ce qui passé à l’instant T. »

La conversion automatique des fichiers en PDF et texte, quelque soit le format : « Avec Flow, je n’ai plus besoin de me coltiner la conversion pièce par pièce, ou de décrypter l’écriture de mes clients ou une photo mal cadrée. Cela m’a ouvert les yeux sur certains passages de documents que je n’avais pas vu à l’oeil nu »

L’ajout de documents au fil de l’eau et leur insertion dans la chronologie. C’est très rare de recevoir l’intégralité des pièces en one-shot. “Avec Flow, dès que je reçois de nouvelles pièces je les télécharge dans l’outil qui les insère automatiquement dans la liste chronologique. Ça permet de décomplexifier la matière et d’aller beaucoup plus vite, notamment sur des dossiers complexes ou volumineux. Cela m’aide aussi à identifier rapidement les pièces pertinentes ou au contraire inutiles.”

Cette optimisation de ce travail préparatoire lui permet de dégager plus de temps pour se concentrer sur la stratégie et la réflexion.

« Flow me permet d’aller plus vite sur mon travail d’avocat : l’analyse, l’argumentation et la rédaction. Cela transforme un bloc d’argile brut en quelque chose de propre et structuré. »

L’IA juridique comme atout de compétitivité

Pour Maître Cado, Flow n’est pas seulement un outil pratique, c’est un véritable levier de croissance dans son activité d’avocat individuel qui lui a permis notamment de :

1) Gagner du temps : « Je peux désormais traiter des dossiers bien plus rapidement qu’auparavant. »

2) Être encore plus chirurgical dans son travail : « Flow me permet d’aller plus loin dans mes recherches, de peaufiner mes arguments et de gagner en précision. »

3) Développer son expertise sur de nouveaux sujets « Je consacre le temps économisé à écrire des articles juridiques, ce qui me permet de développer ma clientèle et de gagner en expertise. »

« Avec Flow, j’ai l’impression d’avoir un exosquelette qui m’aide à lire plus facilement les pièces et à avoir une vision d’ensemble plus rapide du dossier. Je ne vois pas une matière du droit où Flow ne pourrait pas être utile. »