Sécuriser ses contrats pour minimiser les risques

Les risques auxquels se confrontent les juristes de VNF sont nombreux : 

Le risque contentieux : différends avec usagers ou occupants du domaine public, dommage causé par l’état du domaine, contestation de redevances ou encore risque pénal du dirigeant.

Le risque financier : paiement d’indemnités en cas de dommages, contestation de redevances, etc.

D’où l’attention toute particulière portée par son équipe juridique à la sécurisation de leurs contrats. D’autant plus que l’équipe brasse une palette variée : concessions, subventions, transactions…

En tant qu’EPA, la plupart des contrats qui passent entre leurs mains sont régis par le droit administratif. Leur analyse nécessite de prendre en compte des spécificités propres à ce droit (clauses exorbitantes, but d’intérêt général, résiliation unilatérale, etc.) Mais il peut aussi arriver, de manière résiduelle, qu’ils doivent manipuler des contrats de droit privé, qu'ils pratiquent moins régulièrement.

La pratique contractuelle chez VNF

Rédiger implique de savoir chercher dans ses bases de modèles

« Quand c’est nous qui commençons la rédaction, on s’appuie sur une bibliothèque de modèles de contrats, stockés soit sur SharePoint, soit sur Teams. »

Des bases de contrats dont il faut s’assurer de la mise à jour et qui impliquent de maîtriser l’art de la recherche de clauses.

Une grande partie des contrats arrive généralement directement de l’opérationnel : « On part rarement d’une page blanche. C’est le gestionnaire ou le co-contractant qui nous envoie la première version du contrat, en intégrant les aspects métiers techniques. Le juriste intervient ensuite comme un garant de la conformité juridique. »

Relire un contrat ou la traque de la petite bête

Qui dit première version du contrat reçue, dit temps passé sur l’analyse.

La juriste nous raconte par exemple l’anecdote du dernier contrat en date qu’elle a analysé, sur lequel elle a passé plus de 2h à vérifier et rechercher.

« La convention en tant que telle n’était pas très compliquée, mais le montant financier était important. J'ai dû relire plusieurs fois la convention, faire des recherches en parallèle. Ça m'a bien pris 2 heures pour répondre à une question en apparence simple que me posait l’opérationnel : est-ce qu'il faut faire un avenant et quels sont les risques associés ? »

L’analyse contractuelle impose donc une lecture toujours minutieuse, mise en balance avec le niveau de risque (financier, contentieux, juridique) associé au contrat.

Des tâches sans plus-value juridique mais une responsabilité toujours engagée

De plus, une part non négligeable du temps est consacrée à des tâches à faible valeur ajoutée bien qu’essentielles pour la sécurisation du contrat.

La juriste fait ici allusion à la vérification de la cohérence du contrat, notamment avec ses annexes.

« Quand je fais face à un contrat, je lis tout, je vérifie tout. Mais quand on a de longues annexes techniques ou financières, on ne repasse pas toujours dessus intégralement. Pourtant, il peut y avoir des contradictions avec le reste du contrat. »

« La relecture finale du contrat et la chasse aux incohérences peuvent prendre un temps fou... Au delà d’être chronophage, c’est sans aucune plus-value juridique. »

Le bêta-test de Flow Counsel, ou comment intégrer l’IA juridique dans sa pratique

L’outil Flow Counsel, développé par Doctrine, a été testé par le service juridique avant même son lancement officiel pour optimiser son activité contractuelle.

L’équipe insiste sur deux bénéfices majeurs : challenger son analyse et renforcer l’efficacité de son analyse.

Un filet de sécurité supplémentaire pour les contrats éloignés de leur coeur de métier

Les juristes de VNF ont trouvé une utilité toute particulière à l’outil sur les sujets éloignés de leur cœur de métier, en l’occurrence le droit privé :

« J'utilise beaucoup Doctrine sur les sujets que je maîtrise le moins, comme le droit privé. C'est un réflexe. En général, je vais d’abord voir ce que dit le chatbot juridique pour débroussailler le terrain, et savoir comment orienter mes recherches ».

Sur la partie contractuelle, Flow Counsel lui a servi de garde-fou lors de l'analyse d'un contrat de commodat, mettant en lumière des risques non identifiés.

« J’ai déposé le contrat sur Doctrine et l’outil a décelé plein de choses ! Mon analyse initiale était de dire que les risques étaient faibles, mais l'outil, lui, a analysé le contrat à l'aune du droit privé et de manière beaucoup plus exigeante. Ça m'a permis de prendre conscience que le contrat était insuffisant et de mettre en place de nouveaux réflexes pour sécuriser mes prochains dossiers. »

Sur les sujets de droit public qui constituent le coeur de métier à VNF, la direction juridique souligne quelques fragilités du produit alors en version bêta. L'IA a analysé le contrat administratif à l'aune des références juridiques de droit privé et en a conclu à un déséquilibre entre les parties, alors que l'administration dispose de prérogatives exceptionnelles et exorbitantes de droit commun. D'où l'importance de toujours croiser avec ses propres connaissances juridiques pour trier les risques soulevés par l'outil. Des pistes d'amélioration intéressantes pour le développement du produit Flow Counsel.

La chasse aux incohérences sans plus-value juridique

Un autre moment, clé pour la sécurité des contrats mais très peu apprécié des juristes, concerne la finalisation. Ce moment où il faut traquer contradictions, ambiguïtés, ou mêmes simples erreurs de terminologies ou structure.

Les capacités de finalisation du contrat offertes par Flow Counsel sont devenues un atout pour un juriste en manque de temps : vérifier les terminologies (définitions, majuscules), repérer les incohérences (contradictions, ambiguïtés) ou encore checker la structure (renvois, numérotation)

« La détection des incohérences est très utile. Ça peut paraître bête, mais ça permet de gagner du temps sur ces tâches sans plus-value juridique, mais si vous les ratez, c'est de votre responsabilité ! On est obligé d'être carré, car une incohérence peut emporter un risque de contradiction, ce qui est dangereux. »

A date, ils estiment le gain de temps estimé par l’utilisation de l’IA sur leurs contrats à près de 25%. Ou comment l’automatisation permet de consacrer plus de temps à l'analyse stratégique.

Leur recommandation : utiliser l’IA comme partenaire de réflexion

« Je vois Doctrine et son nouvel outil Flow Counsel comme un très bon complément à un cerveau de juriste. »

Un partenaire de travail pour se challenger, balayer les angles morts et aller plus vite sur les tâches à faible valeur ajoutée.