La commission d’accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 1er décembre 2016 votre demande de conseil relative au caractère communicable à Monsieur X, élu de Gujan-Mestras, de documents concernant Monsieur X, directeur général des services de la communauté d’agglomération, relatifs à la société de conseil en relations publiques et de communication que celui-ci dirigeait pendant les années 2013 à 2016, dans le cadre du cumul d’activité d’un agent public à temps complet, à savoir : 1) la copie de sa demande d’autorisation de cumul d’activité ; 2) la copie du document de réception et d’autorisation délivrée par l’autorité administrative d’exercer cette activité ; 3) tout document relatif à un accord de renouvellement de cette activité.
La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur les droits d’information que les conseillers communautaires tirent, en cette qualité, de textes particuliers. Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d’accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu’elle exerce ou des mandats qu’elle détient.
La commission relève ensuite qu’en vertu de l’article 25 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, dans sa rédaction applicable aux années concernées par la présente demande, soit avant l’entrée en vigueur de l’article 25 septies issu de la loi issu de la loi n° 2016-483 du 20 avril 2016 relative à la déontologie et aux droits et obligations des fonctionnaires, les fonctionnaires et agents non titulaires de droit public doivent consacrer l’intégralité de leur activité professionnelle aux tâches qui leur sont confiées et ne peuvent en principe exercer à titre professionnel une activité privée lucrative de quelque nature que ce soit.

La commission déduit de ces dispositions que les documents relatifs à l’instruction d’une demande d’autorisation de cumul d’activités ainsi qu’à l’octroi ou au refus d’une telle demande constituent des documents administratifs. Elle estime en outre que les sujétions particulières ainsi instaurées pour encadrer la possibilité pour les agents publics d’exercer, à titre dérogatoire, d’autres activités que leur activité principale au service d’une personne publique justifient que les informations contenues dans ces documents soient communiquées à toute personne qui en fait la demande, sur le fondement de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l’occultation, sur le fondement de l’article L311-6 du même code, des éventuelles mentions de ces documents relatives à la vie privée des agents concernés (telles que leurs coordonnées personnelles, leur numéro de sécurité sociale ou, dans le cas d’une entreprise privée, la rémunération perçue au titre de l’activité pour laquelle une autorisation de cumul est demandée) ou, le cas échéant, du secret en matière industrielle et commerciale dont pourrait se prévaloir l’entreprise concernée.

En outre, en ce qui concerne spécifiquement les activités autorisées au titre de la création d’une entreprise, la commission souligne qu’en vertu du chapitre II du décret n° 2007-658 du 2 mai 2007 relatif au cumul d’activités des fonctionnaires, des agents non titulaires de droit public et des ouvriers des établissements industriels de l’État, l’agent public qui se propose de créer une entreprise doit présenter une déclaration écrite à l’autorité dont il relève, deux mois au moins avant la date de création ou de reprise de cette entreprise. Ces dispositions prévoient également que la déclaration mentionne la forme et l’objet social de l’entreprise, son secteur et sa branche d’activités ainsi que, le cas échéant, la nature et le montant des subventions publiques dont cette entreprise bénéficie. L’autorité compétente doit ensuite saisir la commission de déontologie, prévue à l’article 87 de la loi n° 93-122 du 29 janvier 1993, de cette déclaration, dans un délai de quinze jours à compter de la date à laquelle elle l’a reçue. L’article 14 du décret du 2 mai 2007 dispose enfin que l’autorité compétente se prononce sur la déclaration de cumul d’activités au vu de l’avis rendu par la commission de déontologie et apprécie également la compatibilité du cumul envisagé d’activités au regard des obligations de service qui s’imposent à l’intéressé. Sauf décision expresse écrite contraire, le cumul d’activités peut être exercé pour une durée maximale de deux ans, prorogeable pour une durée d’un an après dépôt d’une nouvelle déclaration un mois au moins avant le terme de la première période.
La commission estime ainsi que sont communicables, d’une part, les informations visées aux points 1) à 3) de la demande qui précisent la nature et la durée des fonctions exercées par l’agent public dans l’entreprise qu’il souhaite créer ainsi que la forme et l’objet social de celle-ci, son secteur et sa branche d’activités et, le cas échéant, la nature et le montant des subventions publiques dont cette entreprise bénéficie ou a sollicité et, d’autre part, les éléments d’appréciation portée sur la demande par l’autorité compétente. Elle émet donc un avis favorable à la communication de ces informations.