Arrêté du 3 juillet 1970 portant application du décret 150 du 17-02-1970 relatif aux conditions de tenue des registres des délibérations des conseils municipaux (décret abrogé et partiellement repris dans le code des communes).

Texte intégral

Dans les communes autorisées à procéder à l'inscription des délibérations du conseil municipal sur feuilles mobiles, le maire désigne deux agents, l'un à titre de titulaire, l'autre à titre de remplaçant, qui seront responsables de cette inscription. Dans les petites communes, il sera possible de ne désigner qu'un seul agent responsable.

Les délibérations sont tapées à la machine à écrire sur des feuilles mobiles de papier Afnor VII de 80 grammes et de format A 3 : 29,7 x 42 cm.


Chaque feuille mobile porte au recto à gauche les mentions :


Ville de Conseil municipal (séance du............).

Le maire décide si les feuilles sont dactylographiées au recto et au verso ou si seul le recto peut être utilisé : dans ce cas, le verso est annulé par un trait oblique.

Une marge technique de 60 mm est prévue à gauche du recto ; cette marge doit être également conservée à droite du verso si les feuilles sont utilisées au recto et au verso.


En plus de cette marge technique, une autre marge de 60 mm doit être prévue pour le report des mentions d'approbation de la délibération.

Les feuilles destinées à l'inscription des délibérations sont conservées dans trois classeurs provisoires.


Les classeurs provisoires sont, préalablement à leur mise en service, présentés à l'autorité de tutelle qui cote et paraphe chacune des feuilles contenues dans chacun d'eux.


Les feuilles sont cotées au recto, à l'angle supérieur droit : le numéro de cote est composé de deux éléments : le premier comprenant les deux derniers chiffres du millésime de l'année considérée, le second constitué par une suite numérique représentant la pagination.

Les feuilles sont utilisées dans l'ordre de leur numérotation ; elles sont retirées des classeurs provisoires, sous le contrôle du fonctionnaire responsable, au fur et à mesure des besoins.

Pour l'application du présent arrêté, les délibérations sont tapées en trois exemplaires.


Chacun de ces exemplaires est constitué par une feuille portant la même cote et prise comme il est indiqué à l'article 6 dans chacun des classeurs provisoires.

Les affaires venant en délibération au cours d'une même séance reçoivent un numéro d'ordre à l'intérieur de la séance.


Les blancs pouvant exister entre deux affaires ou deux séances sont immédiatement annulés par un trait oblique.


Tout mot ou membre de phrase rayé ou ajouté soit à la main, soit à la machine, est visé par le maire ainsi que par l'agent responsable.


Chaque feuille clôturant une séance rappelle les numéros des délibérations prises, indique le nombre de mots raturés ou ajoutés et comporte la liste des membres présents avec, en regard, une place pour la signature de chacun d'eux ou éventuellement la mention de la cause qui les a empêchés de signer.

L'original, tapé avec une encre indélébile, est, après signature, placé dans un autre classeur provisoire conservé dans un meuble fermé à clé d'où il n'est retiré que pour insertion de nouveaux feuillets.


La seconde frappe est, après signature, placée dans un autre classeur provisoire qui, seul, peut être consulté par les contribuables et autres intéressés.


La troisième frappe est, également après signature, transmise dans la huitaine à l'autorité de tutelle pour être classée à sa date dans un classeur conservé à la sous-préfecture ou à la préfecture.


Cette transmission s'ajoute à la transmission prévue à l'article 41 du Code de l'administration communale.

Au cas où avant la transmission prévue à l'alinéa 3 de l'article 9 une ou plusieurs feuilles ayant trait à une séance auraient été perdues ou rendues inutilisables, les trois exemplaires correspondant aux feuilles perdues ou détériorées sont remplacés par des feuilles identiques mais qui ne sont ni cotées ni paraphées.


Une mention spéciale datée et signée par le maire et le fonctionnaire responsable est apposée sur la ou les nouvelles feuilles. Cette mention est rappelée expressément dans le libellé de la page sur laquelle seront recueillies les signatures des conseillers municipaux dans les conditions prévues pour les mots raturés à l'alinéa 3 de l'article 8.


Si le procès-verbal avait déjà été signé, il est procédé à une nouvelle signature pour l'ensemble de la séance.


Les trois exemplaires de l'ensemble de la séance sont alors adressés, accompagnés des feuillets devenus inutilisables, à l'autorité de tutelle. Celle-ci donne un numéro bis aux nouvelles feuilles, le paraphe et retourne ensuite au maire l'original et le deuxième exemplaire.

Au cas où, après la transmission prévue à l'alinéa 3 de l'article 9, une ou plusieurs feuilles ayant trait à une séance auraient été perdues ou rendues inutilisables, il en est immédiatement rendu compte à l'autorité de tutelle. Celle-ci fait alors procéder, sur des feuilles identiques portant des numéros bis, cotées et paraphées, à la reconstitution des feuilles perdues ou rendues inutilisables, sur la base de l'exemplaire déposé à la préfecture ou à la sous-préfecture.
Les feuilles du classeur contenant les frappes originales sont reliées de façon définitive chaque année ou dès que le nombre de feuilles est suffisant pour composer un volume. Ce volume constitue dès lors le seul registre officiel des délibérations.
Le dernier registre de l'année comprend une table par date et une table par objet des délibérations intervenues.

Les communes qui font imprimer les délibérations de leurs conseils municipaux peuvent, sur leur demande, être autorisées à procéder à la conservation desdites délibérations dans des conditions différentes de celles prévues aux articles ci-dessus.


L'arrêté d'autorisation pris par le préfet, sur avis favorable du directeur départemental des services d'archives, fixe les règles retenues.


Il sera affiché à la mairie et publié dans les principaux journaux locaux ainsi qu'au Bulletin officiel des actes administratifs du département.

L'autorité de tutelle fait effectuer tout contrôle nécessaire pour s'assurer de la stricte exécution du présent arrêté.
Le directeur général des Archives de France et le directeur général des collectivités locales sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.