Arrêté du 20 décembre 1996 pris pour l'application du décret n° 96-1123 du 20 décembre 1996 relatif à l'agrément des sociétés de surveillance prévu par la réglementation européenne fixant le régime des restitutions à l'exportation pour les produits agricoles

La demande d'agrément des sociétés sollicitant, auprès du service du contrôle général économique et financier, l'habilitation d'émettre des attestations certifiant l'arrivée à destination des produits agricoles dans les pays tiers (ci-après dénommées sociétés de surveillance) doit comporter les pièces suivantes :

1° L'extrait d'inscription auprès du registre du commerce ;

2° Un exemplaire des statuts de la société ;

3° Les renseignements sur l'organisation mise en place par le candidat dans les pays non membres de l'Union européenne :

- une liste des filiales directes précisant la nature exacte de la relation en ce qui concerne le capital social et la dépendance de chacune de ces filiales à l'égard du candidat ;

- une liste des filiales directes de la société de surveillance dont le candidat est lui-même filiale directe ;

4° Les éléments permettant d'apprécier que le candidat est techniquement apte, notamment en ce qui concerne le personnel, l'équipement et la réalisation d'analyse, à fournir l'attestation demandée ;

5° La preuve de la solvabilité et, le cas échéant, un certificat de cotation délivré par la Banque de France ;

6° Les comptes annuels de la société, le rapport d'audit et le rapport de gestion pour les trois derniers exercices ;

7° Les références des opérations les plus importantes effectuées durant les trois années précédentes ou en cours d'exécution en matière d'échange international. Ces références doivent fournir des précisions sur les contrôles effectués ainsi que les noms et adresses des organismes susceptibles de fournir des informations sur le candidat ;

8° Des renseignements sur son organisation administrative, qui doit nécessairement comporter un système de contrôle interne, permettant d'apprécier la fiabilité de la procédure de délivrance des attestations.

Les attestations délivrées par les sociétés de surveillance doivent revêtir l'une des formes suivantes :
1° Preuve principale : la société de surveillance doit délivrer une attestation de déchargement et de mise à la consommation dont le modèle est joint en annexe I. La date et le numéro du document douanier autorisant la mise à la consommation doivent figurer sur l'attestation ;
2° Preuve secondaire : la société de surveillance doit fournir une attestation de déchargement dont le modèle est joint en annexe II. La société doit, en outre, certifier que les produits visés ont quitté la zone portuaire ou, au moins, que, à sa connaissance, ils n'ont pas fait l'objet d'un chargement consécutif en vue d'une réexportation.
A titre exceptionnel, une dérogation à la règle prévue au 2° du présent article peut être admise. Lorsque l'absence de l'inspecteur de la société de surveillance est dûment justifiée, l'organisme payeur peut accepter la production, en tant que preuve secondaire, d'une attestation de déchargement délivrée a posteriori par ladite société. Cette attestation a posteriori doit intervenir dans les six mois suivant la date à laquelle les produits ont été déchargés au port de destination et décrire les mesures prises pour la vérification des faits.

Les sociétés de surveillance, lorsqu'elles délivrent les attestations, doivent :
1° Respecter le principe d'indépendance vis-à-vis des parties liées à l'opération faisant l'objet du contrôle. La société doit notamment veiller à ne pas délivrer une attestation ou effectuer une inspection relative à une transaction particulière, dès lors qu'elle ou toute filiale appartenant au même groupe financier intervient dans les opérations en tant qu'exportateur, agent en douane, entrepreneur de transport, destinataire, entreposeur, ou en toute autre qualité susceptible de donner lieu à un conflit d'intérêt ;
2° Se conformer aux critères suivants :
-effectuer tous les contrôles nécessaires pour déterminer la nature, les caractéristiques et la quantité des produits visés par les attestations ;
-superviser par la direction de la société les contrôles effectués dans les pays tiers de destination ;
-pour chaque attestation délivrée, constituer un dossier dans lequel sont archivés les justificatifs des travaux effectués afin d'apprécier les conclusions de l'attestation ;
3° Informer immédiatement le service du contrôle général économique et financier en cas de modification d'une des conditions nécessaires à l'agrément ;
4° Informer immédiatement le service du contrôle général économique et financier, ainsi que l'opérateur pour le compte duquel l'attestation est délivrée, si l'audit interne met en évidence une attestation non fiable ;
5° Conserver les documents relatifs aux attestations délivrées durant trois années civiles à compter de leur établissement et les tenir à disposition des autorités de contrôle à l'adresse du siège social en France figurant sur la demande d'agrément.