Article R822-16 du Code de commerce

Outre les exigences applicables à l'accréditation, l'organisme tiers indépendant doit satisfaire aux exigences suivantes :

1° Disposer des moyens permettant aux auditeurs des informations en matière de durabilité qui réalisent la mission de certification des informations en matière de durabilité en son nom :

a) D'adapter, en fonction de l'ampleur de la mission, le temps et les ressources humaines qui y sont consacrés ainsi que les techniques mises en œuvre ;

b) De contrôler le respect des règles applicables à la mission et de procéder à une appréciation régulière des risques ;

c) De garantir la continuité et la régularité de sa mission, notamment par l'utilisation de systèmes, de ressources et de procédures appropriés ;

2° Mettre en œuvre :

a) Des procédures assurant que les conditions d'exercice de chaque mission de certification des informations en matière de durabilité respectent les exigences déontologiques, notamment en matière d'indépendance vis-à-vis de la personne ou de l'entité contrôlée et permettant de décider rapidement des mesures de sauvegarde si celles-ci s'avèrent nécessaires ;

b) Des procédures assurant l'absence de toute intervention des actionnaires ou dirigeants de l'organisme tiers indépendant au sein duquel exerce l'auditeur des informations en matière de durabilité et, le cas échéant, du réseau pouvant compromettre l'indépendance et l'objectivité de ce dernier ;

c) Des procédures assurant le contrôle et la protection de ses systèmes de traitement de l'information ;

d) Des mécanismes assurant le respect des décisions et des procédures définies au sein de l'organisme tiers indépendant ;

e) Des procédures assurant que le recours à des tiers, collaborateurs ou experts, pour la réalisation des travaux requis au titre de la mission de certification des informations en matière de durabilité, ne porte pas atteinte à la qualité du contrôle de qualité interne prévu au j, ni à la capacité de la Haute autorité à surveiller le respect, par les auditeurs des informations en matière de durabilité, de la réglementation en vigueur ;

f) Des procédures assurant la gestion et l'enregistrement des incidents qui ont ou peuvent avoir une conséquence grave sur la qualité de la certification des informations en matière de durabilité ;

g) Des procédures assurant une politique de rémunération appropriée notamment par des incitations à la performance garante de la qualité de la certification des informations en matière de durabilité. Seuls les revenus issus de la mission de certification des informations en matière de durabilité sont pris en compte pour l'évaluation de la performance et la rémunération des personnes participant à cette mission ou en mesure d'en influencer le déroulement ;

h) Des procédures permettant aux salariés de signaler tous les manquements à la réglementation applicable à la mission ;

i) Des procédures permettant l'exécution de la mission, l'organisation du dossier de travail mentionné à l'article R. 822-26 et assurant la formation des auditeurs des informations en matière de durabilité ainsi que l'encadrement et le contrôle de leurs activités ;

j) Un dispositif de contrôle de qualité interne, placé sous la responsabilité d'un auditeur des informations en matière de durabilité, assurant notamment le respect des exigences prévues au i.

L'organisme tiers indépendant contrôle et évalue l'adéquation et l'efficacité des systèmes, mécanismes internes de contrôle qualité, et autres dispositifs qu'il a mis en place conformément au présent article et prend les mesures appropriées pour remédier à leurs éventuelles lacunes.

Ce dispositif est évalué annuellement et les conclusions de cette évaluation ainsi que toute mesure proposée en vue de modifier le dispositif sont conservées pendant un délai de six ans ;

k) Des procédures appropriées pour garantir que ses salariés ou toute autre personne physique dont les services sont mis à sa disposition ou placés sous son contrôle et qui participent directement à la mission, disposent de connaissances et d'une expérience appropriées au regard des tâches qui leur sont assignées ;

3° Mettre en place un mécanisme de rotation progressive des auditeurs des informations en matière de durabilité soumis aux obligations de l'article L. 822-12, conformément au paragraphe 7 de l'article 17 du règlement (UE) n° 537/2014 ;

4° Constituer une documentation appropriée sur la manière dont il satisfait aux exigences du présent article et la diffuser aux personnes participant à la mission de certification des informations en matière de durabilité ;

5° Conserver pendant une durée d'au moins six ans une mention de tous les manquements à la réglementation applicable à la mission, à l'exception des manquements mineurs, et de leurs conséquences ainsi que des mesures prises pour y remédier. Ces mesures font l'objet d'un rapport annuel communiqué aux personnes appropriées au sein de la structure. Lorsque l'organisme tiers indépendant demande conseil à des tiers, il conserve une copie de cette demande et de la réponse obtenue ;

6° Conserver toute réclamation écrite portant sur la réalisation d'une mission de certification des informations en matière de durabilité pendant un délai de six ans.