Décret n° 2009-200 du 18 février 2009 portant approbation du règlement intérieur de l'Académie des sciences d'outre-mer

Le règlement intérieur de l'Académie des sciences d'outre-mer, annexé au présent décret, est approuvé.

La ministre de l'enseignement supérieur et de la recherche est chargée de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L'ACADÉMIE DES SCIENCES D'OUTRE-MER

TITRE Ier : COMPOSITION DE L'ACADÉMIE

Article 1er

Les membres titulaires, les membres libres et les membres associés sont élus parmi les personnalités qui se sont distinguées par des ouvrages, études, travaux et recherches entrant dans le cadre des activités de l'académie ou qui ont rendu des services éminents au développement culturel, scientifique, économique, technique ou humain des pays d'outre-mer.

Article 2

Les correspondants de l'académie sont élus parmi les personnalités françaises ou étrangères qui se sont signalées à l'académie par des ouvrages, études, travaux et recherches entrant dans le cadre de ses activités ou par les services rendus au développement culturel, scientifique, économique, technique ou humain des pays d'outre-mer.

Article 3

Un membre titulaire ou un correspondant peut, sur sa demande, être transféré à une autre section, dans la limite des vacances, sur avis conforme des deux sections ; la décision est prise par le collège électoral de l'académie statuant au scrutin secret et à la majorité prévue à l'article 8.

Article 4

Un membre titulaire peut, sur sa demande, et dans la limite des vacances, être transféré dans la classe des membres libres après avis conforme de sa section ; la décision est prise par le collège électoral de l'académie statuant au scrutin secret et à la majorité prévue à l'article 8.

TITRE II : ÉLECTION DES MEMBRES TITULAIRES, MEMBRES LIBRES, CORRESPONDANTS ET RECRUTEMENTS DES MEMBRES ASSOCIÉS

Article 5

Pour les élections, le collège électoral est constitué des membres titulaires et des membres libres.
Un comité qui prend le nom de comité secret est constitué des membres titulaires et des membres libres. Il examine les titres des candidats ; les délibérations ne donnent pas lieu à procès-verbal.

Article 6

En cas de vacance d'un siège de membre titulaire ou de membre libre, le collège électoral de l'académie déclare ouverte la vacance et fixe le délai dans lequel les candidatures doivent être présentées.
Les candidats informent par lettre le président ou le secrétaire perpétuel de leur intention de se présenter aux suffrages du collège électoral de l'académie ; ils doivent annexer à cette lettre un curriculum vitae complété par l'indication de leurs ouvrages, études, travaux et recherches, et plus généralement des titres les habilitant à être admis dans la section où s'est produite la vacance. Ils doivent s'engager par écrit à assister aux séances aussi souvent que cela leur sera possible.

Article 7

Les candidats se chargent eux-mêmes de communiquer leur exposé de titres à l'ensemble du collège électoral de l'académie.
Après avoir examiné les titres des candidats et en avoir délibéré, la section dans laquelle un siège de membre titulaire est vacant présente au collège électoral de l'académie un classement des candidats. Le classement présenté au collège électoral est établi dans les mêmes conditions par le bureau et les cinq présidents de section en cas de vacance d'un siège de membre libre. Ce classement est communiqué par écrit à l'ensemble du collège électoral. Il comporte l'indication du nombre des membres titulaires présents ou représentés à la réunion de section, dans le cas des candidatures pour une section, celui des membres du bureau et des présidents de section présents ou représentés dans les cas des candidatures à un siège de membre libre. Le collège électoral de l'académie discute alors des titres des candidats en comité secret.
Le comité secret, sur proposition de la section, peut décider d'écarter une candidature.

Article 8

Dans la séance qui suit la discussion des titres en comité secret, le collège électoral procède à l'élection sans discussion nouvelle, par voie de scrutin secret individuel.
Il n'y a d'élection valable qu'autant que la moitié plus un des membres titulaires et des membres libres participe au scrutin et que le candidat obtient la majorité absolue des suffrages exprimés.
Si le scrutin ne donne pas de résultat valable, le collège électoral procède à deux autres tours de scrutin, au plus tard au cours des deux séances suivantes. Ne peuvent se maintenir au second tour que les trois candidats ayant obtenu le plus de suffrages exprimés et au troisième tour que les deux candidats ayant obtenu le plus de suffrages exprimés.
Si lors d'une élection d'un membre titulaire ou d'un membre libre, il n'y a qu'un seul candidat à la clôture des candidatures, celui-ci devra, pour être élu, réunir la majorité absolue des électeurs inscrits.

Article 9

L'élection des correspondants est organisée dans les conditions prévues pour les membres titulaires aux articles 6, 7 et 8.

Article 10

En cas de vacance d'un siège de membre associé, tout académicien peut proposer au bureau une candidature. Une commission composée du bureau et des présidents des cinq sections examine les titres des candidats possibles et fait une présentation unique au collège électoral réuni en comité secret ; si la présentation est agréée, la personnalité dont le nom a été retenu est consultée par lettre du secrétaire perpétuel et, si elle accepte la présentation, l'académie rend public le choix qu'elle a fait en comité secret.

Article 11

Le vote par procuration et le vote par correspondance sont admis. En cas de vote par procuration, aucun électeur ne peut détenir plus de deux pouvoirs. Ces pouvoirs doivent comporter, écrits à la main, les noms du mandataire et du mandant. Le mandat doit être signé par le mandant et accepté par le mandataire.
En cas de vote par correspondance, l'électeur doit adresser au secrétaire perpétuel, de manière qu'il lui parvienne au plus tard la veille du scrutin, son bulletin de vote sous double enveloppe, l'enveloppe intérieure ne comportant que le bulletin de vote, et l'enveloppe extérieure, cachetée, portant mention du nom de la qualité de l'électeur et sa signature ainsi que la date du scrutin et la référence au siège à pourvoir.

TITRE III : COMPOSITION ET FONCTIONS DU BUREAU

Article 12

Le bureau est composé d'un président d'un vice-président et de trois autres membres, élus par et parmi les membres titulaires et les membres libres. Le secrétaire perpétuel fait également partie du bureau.
L'agent comptable est invité aux séances à titre consultatif par les membres du bureau pour toute question relevant de sa compétence.
Chaque année, au cours de la dernière séance de novembre, les membres titulaires et les membres libres élisent au scrutin secret et à la majorité absolue, après appel à candidature, un vice-président qui devient président l'année suivante.
Les trois membres mentionnés au premier alinéa du présent article sont élus à la majorité absolue pour trois ans renouvelables par les membres titulaires et les membres libres. L'année où il est procédé à leur élection, celle-ci doit être organisée au cours de la deuxième séance de décembre.
Dans le cas où le vice-président, pour des raisons personnelles ou autres, ne désirerait pas ou ne pourrait pas exercer la présidence, le collège électoral procéderait alors à l'élection d'un président et d'un vice-président. De même, si l'un des trois membres était élu vice-président, une élection aurait lieu afin de pourvoir à son remplacement pour le temps de son mandat restant à courir.
Le bureau assiste de ses conseils le président et le secrétaire perpétuel dans l'accomplissement de leurs tâches respectives. Il propose à l'académie les mesures qui lui paraissent convenables pour le fonctionnement de celle-ci. Il se réunit au moins une fois tous les deux mois, d'octobre à juin.

Article 13

Le bureau fixe un délai de trois semaines pour le dépôt des candidatures, quelle que soit la fonction concernée. Tout membre titulaire ou membre libre qui se présente à l'élection du bureau en application de l'article précédent doit faire acte de candidature auprès du secrétaire perpétuel et exposer par écrit les motivations qui l'amènent à solliciter cette fonction.
Les candidats doivent avoir cinq ans d'ancienneté, avoir fait la preuve de leur intérêt pour la vie de l'académie et montrer une disponibilité suffisante pour assurer leurs fonctions.
Le secrétaire perpétuel soumet la liste des candidatures qu'il a reçues à une commission composée du bureau et des présidents de section qui fixe la liste définitive des candidats à présenter au suffrage. Celle-ci est envoyée par le secrétaire perpétuel à tous les membres titulaires et membres libres, accompagnée des lettres de motivation.
L'élection n'est valable que si la moitié plus un des membres titulaires et des membres libres participe au scrutin, qu'il s'agisse de l'élection du vice-président ou de celle des trois membres.
Sont déclarés élus le ou les candidats qui ont obtenu la majorité des suffrages exprimés. Un second tour est organisé le cas échéant, au cours de la séance suivante. Sont alors déclarés élus le ou les candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix.
Les modalités de vote prévues à l'article 11 sont applicables à ces élections.

Article 14

Le secrétaire perpétuel est élu au scrutin secret et à la majorité absolue des membres titulaires et des membres libres. Son mandat est fixé à dix ans. L'année où il est procédé à son élection, celle-ci doit être organisée au cours de la seconde séance de décembre.
Tout académicien qui se présente à cette fonction doit faire acte de candidature auprès de l'ensemble des membres titulaires et libres en exposant par écrit les motivations qui l'amènent à solliciter leurs suffrages. Les candidatures doivent être déposées auprès du bureau trois semaines avant l'expiration du mandat du secrétaire perpétuel.
Dès son élection, le secrétaire perpétuel désigne comme suppléant un membre titulaire ou un membre libre chargé de le remplacer en cas d'empêchement de remplir ses fonctions. Il avise l'académie de cette désignation. Dès que l'empêchement du secrétaire perpétuel est constaté par le bureau, le suppléant le remplace dans toutes ses prérogatives. Si cette impossibilité devait se prolonger plus de trois mois, l'élection d'un nouveau secrétaire perpétuel devrait intervenir dans les quatre mois suivant cette période.

Article 15

Le président fixe l'ordre du jour des séances en accord avec le secrétaire perpétuel et il les préside ; il organise les débats ; il veille pendant les séances au respect des règlements ; il signe les procès-verbaux des séances.
Il assume la responsabilité des élections, quelle qu'en soit la nature et les organise avec le concours du secrétaire perpétuel ; il dépouille les scrutins avec l'aide d'un bureau de vote se composant de scrutateurs, membres de l'académie, au nombre de deux au moins, et proclame les résultats.
Il représente l'académie, notamment dans les cérémonies ou manifestations officielles. En cas d'empêchement, il demande au vice-président, ou au secrétaire perpétuel, de la représenter en son nom. En cas d'empêchement de ces derniers, il désigne un membre de l'académie à cet effet.
Il assure dans la première séance de l'année civile la passation des pouvoirs.
Il préside le comité secret et les commissions permanentes, à l'exception de la commission des finances.

Article 16

En cas d'absence, le président est remplacé par le vice-président. En cas d'absence du président et du vice-président, les séances sont présidées par un ancien président ou, à défaut de ce dernier, par un membre désigné par les membres présents, sur la proposition du secrétaire perpétuel.

Article 17

Le secrétaire perpétuel est chargé de la direction des services et du personnel de l'académie.
Il prépare les séances, rédige leur procès-verbal, lit ce procès-verbal à la séance suivante, le soumet à l'approbation de l'académie et le fait transcrire sur un registre. Les procès-verbaux des séances restreintes aux membres titulaires et libres sont lus par le secrétaire perpétuel et soumis à approbation de l'académie lors de la séance restreinte suivante.
Il signe pour copie conforme tous les extraits de registres, rapports et autres actes dont l'Académie a autorisé la communication.
Il informe le président et les membres du bureau de tout ce qui concerne la vie de l'académie. Il dirige l'impression des comptes rendus, mémoires et annuaires, avec l'aide de la commission des archives, de la bibliothèque et des publications.
Il conserve les archives, les collections, la bibliothèque et tout le matériel de l'académie, avec le concours de la commission des archives, de la bibliothèque et des publications.
Il est chargé, en concertation avec le bureau, de définir et mettre en œuvre une politique de communication et de relations publiques.
Le secrétaire perpétuel est ordonnateur des recettes et dépenses de l'académie. Il prépare le budget de l'académie et le soumet à la commission des finances.
Il représente l'académie dans tous les actes de la vie civile ; il est habilité à la représenter en justice, après avis favorable du bureau sur le contenu des dossiers contentieux ou civils concernés.
Il signe pour copie conforme tous les extraits de registres, rapports et autres actes dont l'académie a autorisé la communication.

TITRE IV : SECTIONS ET COMMISSIONS

Article 18

Les sections constituent un élément important de la vie de l'Académie. Chaque section est présidée par un de ses membres, élu pour trois ans par l'ensemble des membres titulaires de la section. Un vice-président est élu dans les mêmes conditions. L'élection, qui requiert d'atteindre la majorité absolue au premier tour et la majorité relative au second, ne sera valable que si la moitié plus un des membres de la section y prend part. Les votes par correspondance sont admis. Les mandats du président et du vice-président sont renouvelables. La section se réunit sur convocation de son président. Les correspondants peuvent être invités aux réunions de la section.
Lorsqu'une section se réunit en vue d'examiner, comme il est dit à l'article 7, les titres des candidats, le président de l'académie et le secrétaire perpétuel peuvent assister à la réunion, avec voix consultative.

Article 19

L'académie forme dans son sein des commissions permanentes. Les membres du bureau font partie de droit de ces commissions.
Les commissions permanentes sont :
― la commission des finances, composée des membres du bureau et de trois membres élus pour trois ans à la majorité simple par et parmi les membres titulaires et libres ;
― la commission des prix et concours, composée des membres du bureau et de cinq membres élus pour trois ans à la majorité simple par et parmi les membres titulaires et libres ;
― la commission des archives, de la bibliothèque et des publications, composée des membres du bureau et de cinq membres élus pour trois ans à la majorité simple par et parmi les membres titulaires et libres.

Article 20

Les sections et commissions permanentes se réunissent, au moins une fois par an, sur convocation de leur président.

Article 21

La commission des finances se réunit au moins deux fois par an. Elle est présidée par le secrétaire perpétuel et, en l'absence de celui-ci, par un membre du bureau désigné par le secrétaire perpétuel. Le contrôleur financier et l'agent comptable assistent aux séances de la commission avec voix consultative. La commission des finances délibère sur le budget, ses modifications et le compte financier de l'académie.
Elle délibère sur les emprunts et l'emploi des disponibilités.
La commission des finances détermine le prix de vente des publications et le taux de redevances et des rémunérations de toute nature dues à l'académie.
Elle délibère sur les acquisitions, aliénations et échanges d'immeubles.
Elle statue sur l'acceptation ou le refus des dons et legs faits à l'académie.
Les délibérations sont adoptées à la majorité des membres présents ou représentés. En cas de partage égal des voix, la voix du président est prépondérante.
Au nom de la commission, le secrétaire perpétuel rend compte de ses travaux à la séance suivante de l'académie.

Article 22

Des commissions temporaires peuvent être formées dans les mêmes conditions que les commissions permanentes toutes les fois que l'Académie le juge nécessaire pour préparer ses délibérations sur des sujets qui intéressent à la fois plusieurs sections. Les membres du bureau font partie de droit de ces commissions. Elles élisent leur président et leur secrétaire.

Article 23

Chaque section propose au président de l'académie des thèmes de réflexion ainsi que des projets de communication, de séance ou de colloques ; elle peut déléguer des représentants qui siègent à titre consultatif aux commissions temporaires prévues à l'article 22 impliquant plusieurs sections ; elle prépare les délibérations de l'académie sur les questions de sa compétence ; elle étudie les propositions de candidatures conformément à l'article 7.

Article 24

Les commissions et les sections rendent compte à l'académie de l'état des travaux dont elles sont chargées. Elles lui soumettent leurs projets de résolution sur les questions qui leur sont déférées. L'académie se prononce sur les propositions formulées. Les commissions et les sections ne correspondent avec l'extérieur que sous la double signature de leur président, et du président de l'académie ou de son secrétaire perpétuel.

TITRE V : SÉANCES

Article 25

Les membres titulaires, les membres libres, les membres associés et les correspondants participent de plein droit aux séances. Ils sont seuls admis de plein droit à présenter en séance des communications portant sur des questions de la compétence de l'académie et à participer aux discussions.
Le bureau peut inviter des personnalités françaises ou étrangères à présenter en séance des communications portant sur des questions de la compétence de l'Académie et à participer à leur discussion.
Des invités peuvent être autorisés par le bureau à assister aux séances de l'académie ; le président, s'il l'estime opportun, peut leur donner la parole au cours de la discussion.
Les discours prononcés dans les séances d'installation ne donnent pas lieu à discussion.

Article 26

Tous les membres titulaires et membres libres sont convoqués à domicile pour les séances au cours desquelles doit avoir lieu le choix d'un sujet de concours, le jugement sur un concours, l'attribution de prix et en général toute délibération d'un caractère spécial, et pour les séances au cours desquelles doit avoir lieu un comité secret ou une élection à laquelle ils ont droit de participer. La liste et les titres des candidats sont alors annexés à cette convocation.

Article 27

L'académie tient deux séances par mois sauf en juillet, août et septembre ; le bureau décide si des séances supplémentaires sont nécessaires.

Article 28

L'académie tient au début de chaque année civile une séance solennelle au cours de laquelle le président sortant lit le rapport sur les activités de l'année et transmet ses pouvoirs au vice-président.

TITRE VI : TRAVAUX ET PUBLICATIONS

Article 29

L'académie publie ses travaux sous forme de comptes rendus et d'ouvrages. Les opinions émises par les orateurs et auteurs n'engagent que ceux-ci.

Article 30

Sauf décision contraire du bureau, les comptes rendus reproduisent les communications qui ont été présentées en séances, ainsi que le procès-verbal des séances. Ils reproduisent également les délibérations, vœux et avis émis par l'académie, ainsi que des présentations d'ouvrages reçus par la bibliothèque.

Article 31

Les ouvrages et articles reproduisent des études sur des questions de la compétence de l'académie et agréées par elle.
Le bureau, après avis de la commission des archives, des bibliothèques et des publications établit le programme de publications d'ouvrages et le fait approuver par la commission des finances.

Article 32

Les membres de l'académie empêchés d'assister aux séances et les correspondants peuvent adresser des commentaires sur les questions traitées ou les communications présentées au cours des séances précédentes. Le secrétaire perpétuel rend compte de ces correspondances et les mentionne au procès-verbal ; il peut en donner lecture partielle ou complète. Le bureau décide si ces commentaires doivent être insérés en entier ou par extraits dans les comptes rendus.

Article 33

Aucune communication présentée en séance, aucun ouvrage ou article agréé par l'académie et retenu pour être inséré en entier ne peut, sans le consentement de l'académie, être édité par l'auteur avant d'avoir été publié par l'académie.
Le bureau peut refuser de publier tout ou partie d'une communication. En ce cas, il peut avoir recours à des avis autorisés.

Article 34

A la demande des auteurs et à leurs frais, peuvent être établis des tirés à part des communications présentées en séance. Ces tirés à part doivent comporter la référence à la séance de l'académie au cours de laquelle la communication a eu lieu.

Article 35

L'académie peut organiser des concours dont elle fixe le sujet et les conditions.
Les concurrents qui ont obtenu un prix peuvent seuls faire état du titre de Lauréat de l'Académie des sciences d'outre-mer .
Les mémoires envoyés au concours sont examinés par la ou les sections compétentes, sur le rapport desquelles l'académie se prononce. Ces mémoires restent dans les archives de l'académie, qui conserve pendant trois ans le droit de les publier en priorité comme il est dit à l'article 33.

Article 36

L'académie adopte les modalités complémentaires, qualifiées d'usages, jugées utiles pour l'organisation de ses travaux. Ces dispositions sont soumises par le bureau à l'ensemble des membres titulaires et des membres libres. Elles sont adoptées à la majorité simple des votants. Elles ne peuvent déroger au présent règlement, ni le contredire.

Article 37

Le présent règlement entrera en vigueur après approbation par décret. Il ne pourra être modifié, amendé ou complété que par délibération de l'académie approuvée par décret.
Jusqu'à la mise en place des nouvelles instances prévues par ce texte, le président, le bureau et le secrétaire perpétuel conserveront toutes leurs compétences et prendront toutes mesures utiles, notamment en procédant aux élections nécessaires, qui devront intervenir dans un délai maximum de six mois.