Obligation de délivrance de copie de documents

Actualité liée : 15/05/2024 : CTX - TVA - CF - Procédure d'instruction sur place des demandes de remboursement de crédits de TVA (LPF, art. L. 198 A)

En application de l’article L. 13 F du livre des procédures fiscales (LPF), les agents de l'administration peuvent, dans le cadre des procédures de contrôle prévues à l'article L. 12 du LPF et à l'article L. 13 du LPF, ainsi que dans le cadre de la procédure d'instruction sur place des demandes de remboursement de crédits de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) prévue à l'article L. 198 A du LPF, demander et obtenir une copie de tous les documents qu’ils sont amenés à consulter sur place, sans que le contribuable puisse s’y opposer, sous peine de l’application de l'amende prévue au deuxième alinéa de l’article 1734 du code général des impôts (CGI).

Les copies de documents sont effectuées dans le cadre :

• d'une vérification de comptabilité (II-A § 40 et suivants du BOI-CF-DG-40-20) ;
• d'un examen contradictoire de la situation fiscale personnelle (II-B § 240 et suivants du BOI-CF-DG-40-20) ;
• d'une instruction sur place des demandes de remboursement de crédits de TVA (BOI-CTX-PREA-20).

L'agent de l'administration peut demander à tout moment au contribuable vérifié de lui fournir une copie de tout document consulté lors des opérations sur place. L'agent de l'administration n’a pas à formaliser l’emport de copies de documents dans le cadre de ces opérations. Le contribuable vérifié est, en effet, toujours en possession des documents originaux.

Conformément aux dispositions de l’article L. 13 F du LPF, le contribuable est libre de fournir une copie des documents sous forme papier ou sous forme dématérialisée.

La copie de documents sous forme papier n'est soumise à l'application d'aucune règle particulière.

Les modalités de sécurisation des copies de documents remises sous forme dématérialisée sont précisées par l'article A. 13 F-1 du LPF et par l'article A. 13 F-2 du LPF (II § 40 à 60).

Les modalités de remise des copies des documents électroniques sont définies en accord avec l'agent de l'administration.

Tous les supports sont envisageables, qu'ils soient physiques ou électroniques (CD-Rom, DVD-Rom, clé USB, support externe, serveur sécurisé, etc.).

Afin de garantir l’intégrité du contenu et la lisibilité des copies transmises sous forme dématérialisée, ces dernières sont remises par le contribuable sous format « Portable Document Format » (PDF).

À défaut, l'agent de l'administration peut les convertir dans ce format.

La conversion en format PDF ne concerne pas les documents obtenus dans le cadre d’un contrôle des comptabilités informatisées en application du I et du II de l'article L. 47 A du LPF.

La durée de conservation des copies de documents sous forme dématérialisée dépend de l’engagement ou non d’une procédure contentieuse.

Ainsi, en l’absence de réclamation contentieuse de la part du contribuable après un contrôle fiscal externe, les copies sont détruites par l’administration fiscale à l’expiration du délai prévu à l'article R.* 196-1 du LPF et à l'article R.* 196-3 du LPF.

En cas de réclamation contentieuse, soit à la suite d'un contrôle fiscal externe soit dans le cadre d'une instruction sur place des demandes de remboursements de crédits de TVA, le service doit conserver les copies des documents jusqu'à l'intervention d'une décision définitive.

Le contribuable qui s'oppose, sous quelle que forme que ce soit, à la prise d'une copie encourt, conformément aux dispositions du deuxième alinéa de l’article 1734 du CGI, une amende de 1 500 euros par document, sans que le total des amendes puisse être supérieur à 50 000 euros.