Les procédures mentionnées à l'article L. 323-12 prévoient notamment l'établissement d'une déclaration individuelle annuelle par chacun des membres, personnes physiques, du conseil d'administration, ou du conseil de surveillance et du directoire lorsque l'organisme en est doté, ainsi que par chacun des représentants légaux, précisant :

1° Tout intérêt qu'il détient dans l'organisme de gestion collective ;

2° Toute rémunération qu'il a perçue lors de l'exercice précédent de l'organisme, y compris sous la forme de prestations de retraite, d'avantages en nature ou de tout autre avantage ;

3° Tout revenu qu'il a perçu, lors de l'exercice précédent, de l'organisme en tant que titulaire de droits ;

4° Tout conflit réel ou potentiel entre ses intérêts personnels et ceux de l'organisme ou entre ses obligations envers celui-ci et celles qu'il a envers toute autre personne physique ou morale.

Cette déclaration est tenue à la disposition des membres de l'assemblée générale pendant un délai de deux mois avant la réunion annuelle de cette assemblée au siège de l'organisme de gestion collective. Les conditions de sa consultation doivent assurer le respect de la vie privée, de la protection des données à caractère personnel et du secret des affaires.

Les statuts ou le règlement général déterminent les sanctions applicables à la personne qui omet de transmettre sa déclaration complète à l'organisme dans les délais qu'ils fixent ou qui mentionne des informations erronées dans ce document. Ces sanctions doivent être graduelles et proportionnées.