Les demandes d'inscription sont adressées au procureur de la République près le tribunal judiciaire dans le ressort duquel le candidat a sa résidence. Le procureur instruit les demandes. Il recueille l'avis du juge des tutelles, du juge des enfants, du juge des libertés et de la détention, du président du conseil départemental et du directeur interrégional de la protection judiciaire de la jeunesse.
Il transmet le dossier, pour avis de l'assemblée générale de la juridiction, au président du tribunal judiciaire.
Le procureur de la République transmet ensuite le dossier avec l'avis de l'assemblée générale du tribunal au procureur général qui en saisit le premier président de la cour d'appel aux fins d'examen par l'assemblée générale de la cour.
L'assemblée générale dresse la liste des administrateurs ad hoc, après avoir entendu le magistrat chargé du rapport et le ministère public.