Pour le calcul des effectifs, sont pris en compte l'ensemble des fonctionnaires titulaires et stagiaires, des agents contractuels de droit public et des salariés de droit privé exerçant leurs fonctions à l'Agence de l'outre-mer pour la mobilité ou placés en position de congé parental ou de congé rémunéré.
L'effectif retenu par collège, faisant apparaitre la part respective de femmes et d'hommes, est apprécié en fonction de la situation au 1er janvier de l'année du scrutin. La part respective de femmes et d'hommes est déterminée au plus tard huit mois avant la date du scrutin. Toutefois, si dans les six premiers mois de cette année de référence, une modification de l'organisation des services entraîne une variation d'au moins 20 % des effectifs représentés au sein du comité social d'administration, l'effectif retenu par collège et la part respective de femmes et d'hommes sont appréciés et fixés au plus tard quatre mois avant la date du scrutin, le nombre de représentants du personnel élus par collège étant, le cas échéant, adapté en conséquence dans les conditions prévues au dernier alinéa de l'article R. 1803-30-2.