Après qu'il a vérifié le caractère complet du dossier, le médiateur adresse à l'autre partie, ainsi qu'à toute personne qu'il estime utile d'informer, copie de la saisine par lettre remise contre signature ou tout autre moyen propre à établir la preuve de la date de réception de la demande de recourir à une médiation. L'autre partie, ainsi que tout autre éventuel destinataire de la saisine, dispose alors d'un délai d'un mois à compter de la réception de cet envoi pour adresser ses observations au médiateur ainsi qu'à l'auteur de la saisine.
Le médiateur peut entendre toute personne, à son initiative ou à la demande de cette dernière, qu'il estime utile à la résolution du litige. Les parties au litige peuvent se faire assister par toute personne de leur choix dont elles communiquent l'identité préalablement à leur audition. Le médiateur établit un procès-verbal des auditions qui est versé au dossier.
Lorsqu'une partie se prévaut du secret des affaires, elle signale au médiateur, à l'occasion de leur communication, les informations, documents ou partie de documents qu'elle estime couverts par ce secret et qui ne peuvent alors être rendus publics. Le médiateur ne peut porter ces informations ou documents couverts par le secret à la connaissance de l'autre partie ou de toute autre personne qu'il a estimé utile d'informer qu'avec l'accord de la partie qui s'en est prévalue.
Le médiateur dispose d'un délai de trois mois à compter de la date de l'accusé de réception de sa saisine par l'une des parties pour mener sa mission. Il peut, avec l'accord des parties, prolonger le délai de la médiation de trois mois au plus.