I. − La procédure mentionnée à l'article 9 du présent décret instaure un canal de réception des signalements qui permet à toute personne mentionnée au I de l'article 6 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée d'adresser un signalement par écrit et par oral. La procédure précise qu'un signalement adressé par oral peut s'effectuer par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale et, sur la demande de l'auteur du signalement et selon son choix, lors d'une visioconférence ou d'une rencontre physique organisée au plus tard vingt jours ouvrés après réception de la demande.
Le canal de réception des signalements permet de transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer le signalement de faits mentionnés au I de l'article 6 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée.
La procédure prévoit que l'auteur du signalement est informé par écrit de la réception de son signalement dans un délai de sept jours ouvrés à compter de cette réception, à moins qu'il n'y ait expressément renoncé ou que l'autorité ait des motifs raisonnables de croire qu'accuser réception du signalement compromettrait la confidentialité de l'identité de son auteur.
La procédure prévoit que l'auteur du signalement précise, concomitamment à son signalement, s'il a ou non transmis ce dernier par la voie interne dans les conditions prévues au I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée.
II. − Lorsqu'un signalement est recueilli par le canal mentionné au I du présent article, l'autorité vérifie s'il relève de sa compétence et si les conditions prévues par l'article 6 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée sont respectées. Elle peut, à cette fin, demander tout complément d'information à l'auteur du signalement.
Lorsque l'autorité estime que le signalement ne relève pas de sa compétence, ou qu'il relève également de la compétence d'autres autorités, elle le transmet sans délai à l'autorité externe compétente ou au Défenseur des droits, dans des conditions permettant de garantir l'intégrité et la confidentialité des informations qu'il contient. La procédure prévoit que l'auteur du signalement est informé de cette transmission.
La procédure prévoit également que l'auteur du signalement est informé des raisons pour lesquelles l'autorité estime, le cas échéant, que son signalement ne respecte pas les conditions prévues par l'article 6 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée.
La procédure précise les suites données aux signalements qui ne respectent pas les conditions prévues par l'article 6 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée ainsi que les suites données aux signalements anonymes.
III. − Lorsque le signalement recueilli relève de sa compétence et que les conditions prévues par l'article 6 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée sont respectées, l'autorité assure le traitement du signalement.
Elle peut, afin d'évaluer l'exactitude des allégations qui sont formulées, demander tout complément d'information à l'auteur du signalement.
Lorsque les allégations lui paraissent avérées, l'autorité met en œuvre les moyens à sa disposition pour remédier à l'objet du signalement.
La procédure prévoit que l'autorité communique par écrit à l'auteur du signalement, dans un délai raisonnable n'excédant pas trois mois à compter de l'accusé de réception du signalement, ou à défaut d'accusé de réception, trois mois à compter de l'expiration d'une période de sept jours ouvrés suivant le signalement, des informations sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières. Ce délai est porté à six mois si les circonstances particulières de l'affaire, liées notamment à sa nature ou à sa complexité, nécessitent de plus amples diligences, auquel cas l'autorité justifie de ces circonstances auprès de l'auteur du signalement avant l'expiration du délai de trois mois précédemment mentionné.
La procédure prévoit que l'autorité communique par écrit à l'auteur du signalement le résultat final des diligences mises en œuvre.
L'autorité procède à la clôture du signalement lorsqu'il est devenu sans objet ou lorsque les allégations sont inexactes, infondées, manifestement mineures, ou ne contiennent aucune nouvelle information significative par rapport à un signalement déjà clôturé. La procédure prévoit que l'auteur du signalement est informé par écrit de la clôture du dossier et des motifs de cette décision.
IV. − En cas d'afflux important de signalements, l'autorité compétente peut traiter en priorité les signalements les plus graves, notamment ceux pour lesquels il existe un risque de destruction de preuves ou un risque que l'auteur du signalement fasse l'objet de l'une des mesures de représailles mentionnées au II de l'article 10 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée.