1. L’Office enquête à charge et à décharge. Les enquêtes sont conduites de façon objective et impartiale, dans le respect du principe de la présomption d’innocence et des garanties de procédure exposées dans le présent article.
2. L’Office peut entendre une personne concernée ou un témoin à tout moment de l’enquête. Toute personne entendue a le droit de ne pas s’incriminer.
L’invitation à un entretien est envoyée à une personne concernée moyennant un préavis d’au moins dix jours ouvrables. Ce délai de préavis peut être réduit avec le consentement exprès de la personne concernée ou pour des raisons dûment motivées par l’urgence de l’enquête. Dans ce dernier cas, le délai de préavis ne peut être inférieur à vingt-quatre heures. L’invitation contient notamment la liste des droits de la personne concernée, en particulier le droit d’être assistée par une personne de son choix.
L’invitation à un entretien est envoyée au témoin moyennant un préavis d’au moins vingt-quatre heures. Ce délai de préavis peut être réduit avec le consentement exprès du témoin ou pour des raisons dûment motivées par l’urgence de l’enquête.
Les exigences visées aux deuxième et troisième alinéas ne s’appliquent pas aux déclarations recueillies dans le contexte de contrôles et de vérifications sur place.
Lorsque, au cours d’un entretien, des indices laissent penser qu’un témoin est susceptible d’être une personne concernée, il est mis fin à l’entretien. Les règles de procédure prévues au présent paragraphe et aux paragraphes 3 et 4 sont d’application immédiate. Ce témoin est informé immédiatement de ses droits en tant que personne concernée et reçoit, sur demande, une copie du relevé de toutes les déclarations qu’il a faites dans le passé. L’Office ne peut utiliser les déclarations antérieures de cette personne contre elle sans lui donner auparavant la possibilité de présenter des observations sur ces déclarations.
L’Office établit un compte rendu de l’entretien et permet à la personne entendue d’y avoir accès afin que la personne entendue puisse soit approuver le compte rendu, soit y apporter des observations. L’Office remet à la personne concernée une copie du compte rendu.
3. Dès qu’il ressort d’une enquête qu’un fonctionnaire, un autre agent, un membre d’une institution ou d’un organe, un dirigeant d’un organisme ou un membre du personnel pourrait être une personne concernée, ce fonctionnaire, cet autre agent, ce membre d’une institution ou d’un organe, ce dirigeant d’un organisme ou ce membre du personnel en est informé, pour autant que cette information ne nuise pas au déroulement de l’enquête ou de toute procédure d’enquête relevant de la compétence d’une autorité judiciaire nationale.
4. Sans préjudice de l’article 4, paragraphe 6, et de l’article 7, paragraphe 6, une fois que l’enquête a été achevée et avant que les conclusions se rapportant nommément à une personne concernée n’aient été tirées, cette dernière se voit accorder la possibilité de présenter ses observations sur les faits la concernant.
À cette fin, l’Office envoie à la personne concernée une invitation à présenter ses observations par écrit ou lors d’un entretien avec le personnel désigné par l’Office. Cette invitation comprend un résumé des faits concernant la personne concernée et les informations prescrites par les articles 11 et 12 du règlement (CE) no 45/2001, et précise le délai fixé pour envoyer des observations, lequel ne peut être inférieur à dix jours ouvrables à compter de la date de réception de l’invitation à s’exprimer. Ce délai de préavis peut être réduit avec le consentement exprès de la personne concernée ou pour des raisons dûment motivées par l’urgence de l’enquête. Le rapport d’enquête final fait état de telles observations.
Dans les cas dûment justifiés où il est nécessaire de préserver la confidentialité de l’enquête et/ou qui impliquent le recours à des procédures d’enquête relevant de la compétence d’une autorité judiciaire nationale, le directeur général peut décider de différer l’exécution de l’obligation d’inviter la personne concernée à présenter ses observations.
Dans les cas visés à l’article 1er, paragraphe 2, de l’annexe IX du statut, l’absence de réponse de la part de l’institution, de l’organe ou de l’organisme dans un délai d’un mois à la demande du directeur général de différer l’exécution de l’obligation d’inviter la personne concernée à présenter ses observations est réputée constituer une réponse affirmative.
5. Toute personne entendue est autorisée à s’exprimer dans n’importe quelle langue officielle des institutions de l’Union. Toutefois, les fonctionnaires ou autres agents de l’Union peuvent être invités à s’exprimer dans une langue officielle des institutions de l’Union dont ils ont une connaissance approfondie.