Comment la direction juridique de PHOENIX OCP a fait d’Assistant son outil de réassurance quotidien

Le groupe PHOENIX OCP est la résultante d’un rapprochement assez récent, en 2024, entre OCP Répartition et ses filiales, alors leader de la répartition pharmaceutique en France, et Phoenix Pharma et ses filiales, détenues par le leader européen du même secteur.

Notre activité centrale est l’achat auprès des laboratoires, le stockage et la distribution aux pharmaciens de tous produits de santé : médicaments mais aussi parapharmacie et OTC (Over The Counter = médicaments sans ordonnance). C’est très large. Nous répondons, au titre de cette activité, à des obligations de service public fortes : si l’un de nos 57 établissements n’en remplit pas certaines, il peut être lourdement sanctionné, voire contraint de fermer.

J’ai rejoint le groupe du côté d’OCP fin 2020. À l’époque, je manageais une équipe de quatre juristes. Aujourd’hui, nous sommes neuf. Le périmètre a grandi au rythme des besoins, notamment depuis le rapprochement, qui a renforcé notre position de leader et donc la surveillance des autorités.

L’impulsion est venue d’une réalité que j’ai constatée au sein de l’équipe : beaucoup utilisaient déjà l’IA mais pas au moyen des bons outils, c’est-à-dire pas des IA 100 % sérieuses et vérifiées, et encore moins spécialisées. Le plus souvent, les collaborateurs passaient par ChatGPT, Copilot… et rarement dans leur version payante, ce qui posait des problèmes évidents de fiabilité mais aussi, potentiellement, de confidentialité.

« Dans notre secteur, la confidentialité est absolument vitale. »

Dans notre secteur, la confidentialité est absolument vitale. Or, mettre des informations sur des outils américains, dont la conception de la protection des données n’est pas du tout la même qu’en Europe, est un risque que je ne pouvais pas laisser perdurer.

Il fallait donc que l’on s’équipe d’un outil suffisamment performant et sécurisé, pour que nos équipes abandonnent spontanément les outils précités, sans que nous ayons besoin de les interdire. Si vous octroyez à votre équipe juridique des IA plus puissantes, plus justes et plus sécurisées, évidemment qu’ils s’y intéressent.

Nous avions des bases de données juridiques classiques, proposées par les éditeurs juridiques historiques. Ils commençaient tous à nous proposer leurs modules IA mais je connais les limites de ces acteurs : les licences sont onéreuses, et les tarifs augmentent chaque année, parfois de façon notable.

C’est alors que je me suis intéressé à Doctrine et que j’ai rencontré l’équipe. Nous avons commencé par un travail d’analyse poussé : des échanges pour comprendre les besoins de ma Direction, des tests réels… Au début, nous étions un peu déçus (je le dis parce que l’histoire finit très bien !). L’outil proposait d’excellentes bases mais était loin d’être abouti et nous arrivions encore assez régulièrement à le « piéger ».

« J’ai trouvé que la marge de progression de Doctrine était fulgurante. J’ai déjà hâte de voir ce que tout cela va donner d’ici cinq ans ! »

La plateforme proposée par Doctrine manquait encore de maturité mais, en parallèle, le problème venait aussi de nous : nous ne savions pas encore l’utiliser de façon optimale. Ce que j’ai compris depuis, c’est que la manière de poser les questions à ces outils d’IA est essentielle. La même question posée de deux façons différentes peut donner des réponses d’une qualité totalement distincte. Six mois plus tard, nous avons refait des tests : ce n’était plus du tout la même chose. L’outil avait nettement progressé et nous savions beaucoup mieux l’appréhender.

Il y a une vraie courbe d’apprentissage lorsque l’on passe sur Doctrine !

Au-delà de notre propre utilisation, j’ai trouvé que la marge de progression de Doctrine était fulgurante. J’ai déjà hâte de voir ce que tout cela va donner d’ici cinq ans !

Je ne voulais pas lancer un projet aussi structurant si je n’étais pas sûr d’une forme d’adhésion assez générale au sein de l’équipe. J’ai donc commencé par prendre la température en amont, avant même d’installer les licences de test. La majorité de l’équipe a confirmé que, oui, si cette solution était mise à leur disposition, ils l’utiliseraient.

« Au début, le grand jeu était d’essayer de piéger Assistant en posant des questions complexes. Et nous y arrivions de moins en moins. »

Nous avons d’abord obtenu des licences test pour que tout le monde puisse challenger l’outil le plus possible. Au début, le grand jeu était d’essayer de piéger Assistant en posant des questions complexes dans des domaines juridiques pour lesquels les réponses ne sont pas tranchées. Et nous y arrivions de moins en moins, ce qui a fini de convaincre tout le monde.

Depuis, Doctrine est utilisé par chaque membre de l’équipe, à des degrés variables certes mais, je le vois, certains ont désormais toujours, dans un coin de leur écran, la fenêtre de chat ouverte dans laquelle ils posent des questions à Assistant.

C’est le chatbot Assistant qui reste de loin la fonctionnalité la plus utilisée au sein de la Direction Juridique et Compliance de PHOENIX OCP. En entreprise, on ne part pas d’une base théorique pour monter progressivement vers la réponse : ça c’est ce que font les cabinets d’avocats. Nous, nous voulons obtenir directement une réponse concrète, sans jargon juridique, verbiage ou querelles doctrinales sans fin, et une réponse qui tient en quelques lignes et qu’on peut expliquer en une minute à nos clients internes, par définition pressés. Et ça, Assistant le fait très bien, sur des sujets extrêmement variés dans notre secteur, en justifiant néanmoins toujours ses réponses par une base doctrinale et jurisprudentielle complète.

« Lorsqu’on pose les bonnes questions à Assistant, il y répond à merveille, même sur des points très techniques. »

En ce moment, par exemple, nous étudions en détails les textes européens sur les plateformes de e-commerce et l’AI Act, le premier texte qui cadre juridiquement l’intelligence artificielle en Europe. Ce sont des sujets nouveaux, sur lesquels on n’a pas toujours le temps de se former de façon exhaustive. Doctrine nous permet de les dégrossir. Lorsqu’on pose les bonnes questions à Assistant, il y répond à merveille, même sur des points très techniques.

Ce serait intéressant à faire, mais honnêtement, je ne l’ai pas encore quantifié. Au-delà du temps, je crois qu’on a surtout gagné en qualité ! Ceci est vrai pour les nouveaux sujets mais aussi pour des thèmes déjà connus mais pour lesquels il nous arrive d’avoir un doute ou d’avoir besoin de vérifier que le droit positif n’a pas évolué.

« La réassurance, c’est le vrai gain qu’offre Assistant. Les vérifications juridiques sont plus solides. »

Tel est le vrai gain qu’offre Assistant : les vérifications juridiques sont très solides et surtout nettement plus rapides que sur des outils classiques de type bases de données juridiques. Désormais, il est tellement rapide de lever un doute que le réflexe de passer par Assistant est devenu naturel.

Sans nul doute : l’argument économique. Aujourd’hui, j’ai tout ce que j’avais auparavant avec les éditeurs historiques, plus la fonctionnalité IA, pour moins cher ! Avec Doctrine, c’est tout-en-un, à un tarif maîtrisé. C’est un argument important quand on a un budget à maintenir sous contrôle.

« Aujourd’hui, j’ai tout ce que j’avais auparavant avec les éditeurs historiques, plus la fonctionnalité IA, pour moins cher. »

Et puis il y a l’ergonomie. J’apprécie vraiment qu’on n’arrive pas dans un univers complexe où il faudrait une formation pour utiliser l’outil. Ici, il n’y a pas mille menus, mille options. C’est direct et efficace.

Que ça ne coûte littéralement rien d’essayer ! Doctrine propose des mécanismes de test sérieux et gratuits, pour que chacun puisse se faire son propre avis. Je lui dirais que je suis confiant sur le fait que les retours de ses équipes seront positifs.

Je lui dirais également ceci : de toutes façons, vos collaborateurs utilisent déjà des IA mais probablement pas les bons outils. Autant qu’ils le fassent sur quelque chose de fiable, sécurisé et juridiquement ancré comme Doctrine. Rien que pour cela, Doctrine mérite le détour !

« Ça ne coûte rien d’essayer. Autant que vos équipes utilisent quelque chose de fiable comme Doctrine plutôt que de lâcher des informations sensibles sur des outils grand public. »

Je ne crois pas encore aux vertus d’un tel outil pour la génération de contrats. En revanche, je peux citer un exemple concret tiré du droit des sociétés, qui jalonne notre quotidien : lorsqu’il y a un changement de dirigeant dans l’une de nos filiales, cela impacte différents supports (fiches, documents sensibles…). Ce qui serait génial, ce serait que tous les documents en question soient automatiquement mis à jour dans notre base de données. Allons même plus loin : pouvoir demander à l’outil de lancer les démarches procédurales auprès des greffes de façon plus ou moins automatisée. Mais sur ce dernier point, je pense qu’il y a encore pas mal d’obstacles à franchir !