Le bénéficiaire d'un agrément est tenu de détenir un registre des entrées et des sortie des spécimens de la collection, coté et paraphé par le maire ou le commissaire de police, où sont mentionnés au jour le jour :
- les noms scientifique et vernaculaire (s'il existe) ;
- le nombre de spécimens entrés ou sortis de la collection ;
- les coordonnées et numéro d'agrément des établissements de provenance ou de destination de ces spécimens.
Chaque sortie de spécimens faisant l'objet d'un envoi est notée sur le registre au moyen d'un numéro d'ordre qui est reporté sur l'étiquette correspondante.
Le registre est conservé à l'institution scientifique bénéficiaire d'un agrément pendant dix années à compter de la dernière mention portée sur ce registre.