Une déclaration de rappel s'effectue en renseignant les informations conduisant à la création d'une fiche de rappel.
Le professionnel atteste, en cochant une case sur le formulaire de déclaration, que l'autorité administrative compétente a été informée du rappel.
La mise à jour d'une déclaration génère une nouvelle version de la fiche correspondante.
Après sa création ou sa mise à jour, la fiche de rappel est transmise par le professionnel à l'autorité administrative précitée pour approbation de publication.
L'autorité administrative saisie d'une demande d'approbation de publication peut soit approuver la publication d'une fiche, soit la refuser en informant le professionnel du motif de refus, soit transférer la demande d'approbation à une autre autorité administrative.
Une fiche de rappel n'est susceptible d'être rendue publique qu'après l'accord d'une autorité administrative destinataire d'une demande d'approbation.