Les organismes de gestion collective permettent aux utilisateurs de communiquer avec eux par voie électronique.
Ils répondent dans un délai raisonnable aux demandes des utilisateurs et les informent des conditions d'octroi des autorisations d'exploitation, des critères qu'ils mettent en œuvre pour fixer le montant de la rémunération due et des informations qui leur sont nécessaires pour pouvoir proposer une autorisation d'exploitation.
Après réception de ces informations, l'organisme, dans un délai raisonnable, propose une autorisation d'exploitation ou adresse à l'utilisateur une réponse motivée expliquant les raisons pour lesquelles il n'entend pas octroyer l'autorisation sollicitée.