Un certificat est envoyé aux récipiendaires à l'occasion de leur nomination ou de leur promotion dans l'ordre des Palmes académiques.

La décoration correspondant au grade peut être portée dès la signature du décret de nomination ou de promotion.

Une remise de décoration peut toutefois être organisée et se dérouler dans un lieu public ou privé, au cours d'une cérémonie officielle ou dans un cercle restreint, avec la dignité qu'exige le prestige de l'ordre. Celle-ci est présidée par un membre de l'ordre des Palmes académiques, titulaire d'un grade au moins égal à celui du récipiendaire, ou par une personne titulaire des fonctions dont la liste est fixée par arrêté du ministre chargé de l'éducation nationale. La remise de décoration est faite par le président qui appelle le récipiendaire par son nom et lui remet l'insigne en disant : “Au nom du ministre de l'éducation nationale, nous vous faisons chevalier (ou officier ou commandeur) dans l'ordre des Palmes académiques.”