L'aide forfaitaire est attribuée par voie de convention conclue entre l'employeur et le préfet du département où est situé l'établissement dans lequel est employé le salarié remplacé. La demande de conventionnement doit être déposée par l'employeur auprès du directeur départemental du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle au plus tard trois mois après l'embauche ou la mise à disposition du salarié remplaçant.
La convention précise :
1° L'identité et la qualité de l'employeur ainsi que le nombre de salariés calculé selon les règles définies aux articles R. 122-9-2 et R. 122-9-3 ;
2° L'identité du salarié partant en congé de maternité ou d'adoption et l'emploi qu'il occupe ;
3° L'identité du salarié remplaçant, l'emploi qu'il occupe et la durée du remplacement et sa durée de travail hebdomadaire ;
4° L'identité de l'employeur du salarié remplaçant lorsque celui-ci est mis à disposition par une entreprise de travail temporaire ou un groupement d'employeurs ;
5° Le montant et les modalités de versement de l'aide forfaitaire ;
6° Les modalités de contrôle de l'application de la convention.
La convention prend effet à compter de la date de l'embauche ou de mise à disposition du salarié remplaçant.
Les représentants du personnel sont informés des conventions conclues entre l'Etat et l'employeur.