Lorsque l'instruction est close, le rapporteur permanent qui en a été chargé transmet au secrétariat de la commission l'intégralité du dossier, accompagné d'un rapport et d'un projet de décision. Il porte, lorsque le dossier transmis concerne une demande émanant d'une personne qui réside à Mayotte, la date de cette transmission sur le registre local prévu au premier alinéa du II de l'article 9.
Dès réception du dossier, le secrétariat de la commission lui attribue un numéro d'ordre. Il porte mention sur le registre central prévu au second alinéa du II de l'article 9 de ce numéro ainsi que de la date de réception du dossier et de la date de son inscription à l'ordre du jour des séances de la commission.
Le ministère public est avisé de la date d'examen de toutes les demandes.