Afin de constater une créance, l’ordonnateur compétent:
a)vérifie l’existence des dettes du débiteur;
b)détermine ou vérifie la réalité et le montant de la dette; et
c)vérifie les conditions d’exigibilité de la dette.
La constatation d’une créance constitue la reconnaissance du droit de l’Union sur un débiteur et l’établissement du titre à exiger de ce débiteur le paiement de sa dette.
2. Toute créance identifiée comme certaine, liquide et exigible est constatée par un ordre de recouvrement par lequel l’ordonnateur compétent donne instruction au comptable de recouvrer la créance. L’ordre de recouvrement est suivi d’une note de débit adressée au débiteur, sauf dans les cas où une procédure de renonciation est immédiatement engagée, conformément au paragraphe 4, deuxième alinéa. L’ordre de recouvrement et la note de débit sont tous deux établis par l’ordonnateur compétent.L’ordonnateur envoie la note de débit immédiatement après la constatation de la créance et au plus tard dans un délai de cinq ans à compter du moment où l’institution de l’Union était, dans des circonstances normales, en mesure de faire valoir sa créance. Ce délai ne s’applique pas dans le cas où l’ordonnateur compétent établit que, malgré les diligences entreprises par l’institution de l’Union, le retard à agir incombe au comportement du débiteur.
3.Pour constater une créance, l’ordonnateur compétent s’assure:
a)du caractère certain de la créance, en ce sens que celle-ci ne doit pas être affectée d’une condition;
b)du caractère liquide de la créance, dont le montant doit être déterminé en argent et avec exactitude;
c)du caractère exigible de la créance, qui ne doit pas être soumise à un terme;
d)de l’exactitude de la désignation du débiteur;
e)de l’exactitude de l’imputation budgétaire du montant;
f)de la régularité des pièces justificatives; et
g)de la conformité avec le principe de bonne gestion financière, notamment selon les critères visés à l’article 101, paragraphe 2, premier alinéa, point a) ou b).
4.La note de débit est l’information donnée au débiteur que:
a)l’Union a constaté cette créance;
b)des intérêts de retard ne sont pas exigibles si le paiement de la dette intervient dans le délai indiqué dans la note de débit;
c)à défaut de paiement de la dette dans le délai visé au point b) du présent alinéa, sa dette porte intérêts au taux prévu à l’article 99, sans préjudice des dispositions réglementaires spécifiques applicables;
d)à défaut de paiement de la dette dans le délai visé au point b), l’institution de l’Union procèdera au recouvrement par compensation ou par exécution de toute garantie préalable;
e)le comptable peut, dans des circonstances exceptionnelles, procéder au recouvrement par compensation avant la fin du délai visé au point b), lorsque cela est nécessaire pour protéger les intérêts financiers de l’Union, s’il est fondé à penser que le montant dû à l’Union serait perdu, après que le débiteur a été informé des motifs et de la date du recouvrement par compensation;
f)si, à l’issue des étapes décrites aux points a) à e) du présent alinéa, le recouvrement intégral n’a pu être obtenu, l’institution de l’Union procèdera au recouvrement par l’exécution forcée du titre obtenu, soit conformément à l’article 100, paragraphe 2, soit par la voie contentieuse.
Si, après vérification de l’exactitude de la désignation du débiteur ou sur la base d’autres informations utiles disponibles à ce moment, il ressort clairement que la dette relève des cas visés à l’article 101, paragraphe 2, premier alinéa, point a) ou b), ou que la note de débit n’a pas été envoyée conformément au paragraphe 2 du présent article, l’ordonnateur, après avoir constaté la créance, décide de renoncer au recouvrement conformément à l’article 101 sans envoyer une note de débit, en accord avec le comptable.
Dans tout autre cas, l’ordonnateur imprime la note de débit et l’envoie au débiteur. Le comptable est informé de l’envoi de la note de débit par le système d’information financière.
5. Les montants indûment payés sont recouvrés.