Chaque prélèvement d'échantillons fait l'objet d'un procès-verbal décrivant les opérations effectuées, notamment l'identification des échantillons, et comportant toutes les indications jugées utiles pour établir l'authenticité des échantillons prélevés.
Le procès-verbal est signé par les agents de l'administration.
La personne présente lors du prélèvement peut faire insérer au procès-verbal toutes les déclarations qu'elle juge utiles. Elle est invitée à signer le procès-verbal.
En cas de refus de signature, mention en est portée au procès-verbal.
Une copie du procès-verbal est transmise au propriétaire ou au détenteur du produit ou de la marchandise ou au représentant de l'un d'eux ayant assisté au prélèvement et, si elle est différente, à la personne chez laquelle le prélèvement a été effectué.