Sur demande expliquée par écrit de l’Office, en rapport avec les faits faisant l’objet de l’enquête, les autorités compétentes concernées des États membres fournissent à l’Office, dans les mêmes conditions que celles qui s’appliquent aux autorités compétentes nationales, les informations suivantes:
a)les informations disponibles dans les mécanismes automatisés centralisés visées à l’article 32 bis, paragraphe 3, de la directive (UE) 2015/849 du Parlement européen et du Conseil ( 4 );
b)lorsque cela est strictement nécessaire aux fins de l’enquête, le relevé des transactions.
La demande de l’Office contient une justification de l’opportunité et de la proportionnalité de la mesure eu égard à la nature et à la gravité des faits faisant l’objet de l’enquête. Une telle demande ne se rapporte qu’aux informations visées au premier alinéa, points a) et b).
Les États membres indiquent à la Commission quelles sont les autorités compétentes concernées aux fins du premier alinéa, points a) et b).
3 ter. Les institutions, organes et organismes veillent à ce que leurs fonctionnaires, leurs autres agents, leurs membres, leurs dirigeants et leurs membres du personnel prêtent le concours nécessaire au personnel de l’Office pour lui permettre d’accomplir sa mission efficacement et sans retard injustifié. 4. Lorsqu’une enquête combine des éléments externes et internes, les articles 3 et 4 s’appliquent respectivement. 5. Les enquêtes sont conduites sans désemparer pendant une période de temps qui doit être proportionnée aux circonstances et à la complexité de l’affaire. 6.Lorsque les enquêtes montrent qu’il pourrait être opportun de prendre des mesures administratives conservatoires afin de protéger les intérêts financiers de l’Union, l’Office informe sans délai l’institution, l’organe ou l’organisme concerné de l’enquête en cours. Les informations transmises comprennent les éléments suivants:
a)l’identité du fonctionnaire, de l’autre agent, du membre d’une institution ou d’un organe, du dirigeant d’un organisme ou du membre du personnel concerné ainsi qu’un résumé des faits en question;
b)toute information susceptible d’aider l’institution, l’organe ou l’organisme concerné à décider des mesures administratives conservatoires qu’il y a lieu de prendre afin de protéger les intérêts financiers de l’Union;
c)les mesures de confidentialité particulières préconisées, notamment en cas de recours à des mesures d’investigation qui relèvent de la compétence d’une autorité judiciaire nationale ou, dans le cas d’une enquête externe, de la compétence d’une autorité nationale, conformément à la réglementation nationale applicable aux enquêtes.
L’institution, l’organe ou l’organisme concerné peut, à tout moment, consulter l’Office en vue de prendre, en étroite coopération avec celui-ci, toutes les mesures conservatoires appropriées, y compris des mesures pour sauvegarder les éléments de preuve. L’institution, l’organe ou l’organisme concerné informe l’Office sans retard de toute mesure conservatoire prise.
7. En cas de besoin, il appartient aux autorités compétentes des États membres, à la demande de l’Office, de prendre les mesures conservatoires appropriées prévues par le droit national, notamment pour sauvegarder les éléments de preuve. 8. Si une enquête ne peut être clôturée dans les douze mois suivant son ouverture, le directeur général soumet, à l’expiration du délai de douze mois et ensuite tous les six mois, un rapport au comité de surveillance, en indiquant les raisons pour lesquelles cela n’a pas été possible et, le cas échéant, les mesures correctives envisagées en vue d’accélérer l’enquête.