1.  La Commission met en place, en collaboration avec les États membres, un système d’information (ci-après dénommé «le système») permettant l’échange sécurisé de données d’intérêt commun entre la Commission et chaque État membre. Ces données concernent tant les aspects administratifs et opérationnels que les aspects financiers visés à l’article 18 du règlement (CE) no 883/2006 de la Commission ( 23 ).

Le système est mis en place et tenu à jour par la Commission en partenariat avec les États membres.

2.  En ce qui concerne la gestion administrative et opérationnelle, le système englobe les aspects documentaires d’intérêt commun permettant d’effectuer le suivi, et en particulier: les plans stratégiques nationaux et leurs mises à jour, les rapports de synthèse, les programmes et leurs modifications, les décisions de la Commission, les rapports annuels d’exécution, y compris la codification des mesures conformément au tableau figurant à l’annexe II, point 7, et les indicateurs de suivi et d’évaluation figurant à l’annexe VIII.

3.  L’autorité de gestion et la Commission introduisent et mettent à jour dans le système, au format requis, les documents relevant de leurs compétences respectives.

4.  Le système est accessible aux États membres et à la Commission soit directement, soit par l'intermédiaire d’une interface assurant la synchronisation et l’alimentation automatiques des données avec les systèmes informatisés de gestion nationaux et régionaux.

Les États membres centralisent et envoient à la Commission les demandes de droits d’accès au système.

5.  Les échanges de données sont signés électroniquement conformément à l’article 5 de la directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil ( 24 ). Les États membres et la Commission reconnaissent la validité juridique et l'admissibilité de la signature électronique utilisée dans le système comme preuve en justice.

6.  La date prise en considération en ce qui concerne l’envoi de documents à la Commission est celle à laquelle l’État membre transmet les documents qu’il a préalablement introduits dans le système.

Un document est considéré comme ayant été envoyé à la Commission une fois qu’il n'est plus possible à l'État membre de le modifier ou de le supprimer du système.

7.  Le financement des coûts de conception et d’actualisation des éléments communs du système est pris en charge par le budget de la Communauté conformément à l’article 66, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1698/2005.

Les coûts éventuels d’une interface entre le système, d’une part, et les systèmes nationaux et locaux, d’autre part, ainsi que les coûts éventuels d’adaptation des systèmes nationaux et locaux peuvent être admissibles au titre de l’article 66, paragraphe 2, dudit règlement.

8.   ►M4  En cas de force majeure ou de circonstances exceptionnelles, et en particulier de dysfonctionnement du système ou de problème affectant la continuité de la connexion, l’État membre concerné peut transmettre les documents à la Commission sous forme imprimée ou par tout autre moyen électronique approprié. La Commission doit en être informée au préalable. ◄

Dès la disparition du cas de force majeure ou des circonstances exceptionnelles ayant fait obstacle à l’utilisation du système, l’État membre y introduit les documents concernés. Dans ce cas, la date d’envoi est réputée être la date de transmission des documents sous forme imprimée ou par d'autres voies électroniques appropriées.