1. Toute entreprise d'assurance ou de réassurance qui sous-traite ou se propose de sous-traiter des activités d'assurance ou de réassurance ou des fonctions à un prestataire de services établit une politique écrite en matière de sous-traitance, qui tient compte de l'impact de la sous-traitance sur son activité et des dispositifs de reporting et de suivi à mettre en œuvre en cas de sous-traitance. L'entreprise veille à ce que les conditions de l'accord de sous-traitance soient conformes aux obligations qui lui incombent, conformément à l'article 49 de la directive 2009/138/CE. 2. Lorsque l'entreprise d'assurance ou de réassurance et le prestataire de services sont membres du même groupe, l'entreprise, lorsqu'elle sous-traite des activités ou fonctions opérationnelles importantes ou critiques, tient compte de l'étendue du contrôle qu'elle exerce sur le prestataire ou de l'influence qu'elle peut avoir sur ses actes. 3.

Lors du choix du prestataire de services visé au paragraphe 1 pour toute activité ou fonction opérationnelle importante ou critique, l'organe d'administration, de gestion ou de contrôle veille à ce que:

(a)

un examen approfondi soit réalisé pour vérifier que le prestataire de services potentiel est doté des aptitudes, de la capacité et de tout agrément légal nécessaires pour exercer les fonctions ou activités requises de manière satisfaisante, compte tenu des objectifs et des besoins de l'entreprise;

(b)

le prestataire de services ait pris toute mesure nécessaire pour qu'aucun conflit d'intérêts manifeste ou potentiel ne compromette la satisfaction des besoins de l'entreprise qui sous-traite;

(c)

un accord écrit définissant clairement les droits et obligations respectifs des deux parties soit conclu entre l'entreprise et le prestataire de services;

(d)

les conditions générales de l'accord de sous-traitance soient clairement expliquées à l'organe d'administration, de gestion ou de contrôle de l'entreprise et avalisées par celui-ci;

(e)

la sous-traitance n'entraîne la violation d'aucun texte de loi, en particulier des règles relatives à la protection des données;

(f)

le prestataire de services soit soumis aux mêmes dispositions, en matière de sûreté et de confidentialité des informations relatives à l'entreprise d'assurance ou de réassurance ou à ses preneurs ou bénéficiaires, que celles qui s'appliquent à l'entreprise d'assurance ou de réassurance.

4.

L'accord écrit visé au paragraphe 3, point c), que doivent conclure l'entreprise d'assurance ou de réassurance et le prestataire de services, énonce clairement, en particulier, l'ensemble des exigences suivantes:

(a)

les devoirs et responsabilités des deux parties;

(b)

l'engagement du prestataire de services de se conformer à toutes les dispositions législatives, exigences réglementaires et lignes directrices applicables, ainsi qu'aux politiques approuvées par l'entreprise d'assurance ou de réassurance, et de coopérer avec l'autorité de contrôle de cette dernière pour ce qui concerne les activités ou fonctions sous-traitées;

(c)

l'obligation, pour le prestataire de services, de signaler tout événement susceptible d'avoir un impact important sur sa capacité à exercer les activités ou fonctions sous-traitées de manière efficace et conforme aux dispositions législatives et exigences réglementaires applicables;

(d)

un délai de préavis, pour l'annulation du contrat par le prestataire de services, qui soit suffisamment long pour permettre à l'entreprise d'assurance ou de réassurance de trouver une solution de remplacement;

(e)

que l'entreprise d'assurance ou de réassurance peut, si nécessaire, mettre fin à l'accord de sous-traitance sans que cela nuise à la continuité ni à la qualité de ses services aux preneurs;

(f)

que l'entreprise d'assurance ou de réassurance se réserve le droit d'obtenir des informations sur les fonctions et activités sous-traitées et leur exercice par le prestataire de services, ainsi que le droit d'émettre des lignes directrices générales et des instructions particulières à l'adresse du prestataire de services sur les éléments à prendre en considération dans l'exercice des fonctions ou activités sous-traitées;

(g)

l'obligation, pour le prestataire de services, de protéger toute information confidentielle relative à l'entreprise d'assurance ou de réassurance, à ses preneurs, bénéficiaires, salariés et contractants et à toute autre personne;

(h)

que l'entreprise d'assurance ou de réassurance, son auditeur externe et son autorité de contrôle jouissent d'un accès effectif à toutes les informations relatives aux fonctions et activités sous-traitées, ce qui inclut la possibilité d'effectuer des inspections sur place, dans les locaux du prestataire de services;

(i)

que, lorsque cela est approprié et nécessaire aux fins du contrôle, l'autorité de contrôle peut adresser directement au prestataire de services des questions auxquelles celui-ci est tenu de répondre;

(j)

que l'entreprise d'assurance ou de réassurance peut obtenir des informations sur les fonctions et activités sous-traitées et donner des instructions en ce qui concerne les fonctions et activités sous-traitées;

(k)

le cas échéant, les conditions selon lesquelles le prestataire de services peut lui-même sous-traiter l'une ou l'autre des fonctions et activités qui lui ont été sous-traitées;

(l)

que toute sous-traitance effectuée conformément au point k) est sans préjudice des devoirs et responsabilités incombant au prestataire de services en vertu de son accord avec l'entreprise d'assurance ou de réassurance.

5.

L'entreprise d'assurance ou de réassurance qui sous-traite des fonctions ou activités opérationnelles importantes ou critiques satisfait à l'ensemble des exigences suivantes:

(a)

elle veille à ce que les éléments pertinents des systèmes de gestion des risques et de contrôle interne du prestataire de services soient propres à garantir le respect des dispositions de l'article 49, paragraphe 2, points a) et b), de la directive 2009/138/CE;

(b)

elle tient dûment compte des fonctions ou activités sous-traitées dans ses systèmes de gestion des risques et de contrôle interne, de façon à respecter les dispositions de l'article 49, paragraphe 2, points a) et b), de la directive 2009/138/CE;

(c)

elle vérifie que le prestataire de services dispose des ressources financières nécessaires pour s'acquitter comme il se doit et de manière fiable de ces tâches supplémentaires, et que tous les membres du personnel de ce prestataire appelés à participer à l'exercice des fonctions ou activités sous-traitées sont suffisamment qualifiés et fiables;

(d)

elle veille à ce que le prestataire de services mette en place des plans d'urgence adéquats pour faire aux situations d'urgence ou d'interruption de son activité et à ce qu'il teste régulièrement ses systèmes de secours, si nécessaire, compte tenu des fonctions ou activités sous-traitées.