Enregistrement de conversations téléphoniques ou de communications électroniques

(Article 16, paragraphe 7, de la directive 2014/65/UE)

1.  

Les entreprises d'investissement établissent, mettent en œuvre et maintiennent une politique effective d'enregistrement des conversations téléphoniques et des communications électroniques, qui doit être consignée par écrit et être adaptée à la taille et à l'organisation de l'entreprise ainsi qu'à la nature, à l'échelle et à la complexité de ses activités. Cette politique comprend:

a) 

l'identification des conversations téléphoniques et des communications électroniques, y compris des conversations téléphoniques et communications électroniques internes pertinentes, qui sont soumises aux exigences d'enregistrement prévues par l'article 16, paragraphe 7) de la directive 2014/65/UE; et

b) 

la description des procédures à suivre et des mesures à prendre pour que l'entreprise respecte l'article 16, paragraphe 7, troisième et huitième alinéas, de la directive 2014/65/UE en cas de circonstances exceptionnelles qui la placent dans l'impossibilité d'enregistrer la conversation ou la communication au moyen d'appareils fournis par elle ou dont elle a approuvé ou autorisé l'utilisation. La preuve de ces circonstances est conservée et tenue à la disposition des autorités compétentes.

2.   Les entreprises d'investissement veillent à ce que leur organe de direction supervise et contrôle effectivement les politiques et les procédures d'enregistrement de leurs conversations téléphoniques et communications électroniques. 3.   Les entreprises d'investissement veillent à ce que les dispositifs mis en place pour respecter les obligations d'enregistrement soient technologiquement neutres. Elles évaluent régulièrement l'effectivité de leurs politiques et procédures et adoptent toutes les mesures et procédures supplémentaires ou de remplacement jugées nécessaires et appropriées. Au minimum, l'adoption de telles mesures supplémentaires ou de remplacement a lieu lorsque l'utilisation d'un nouveau moyen de communication est approuvée ou autorisée par l'entreprise. 4.   Les entreprises d'investissement conservent et tiennent régulièrement à jour un registre des personnes qui disposent d'appareils de l'entreprise ou d'appareils privés dont l'utilisation a été approuvée par l'entreprise. 5.   Les entreprises d'investissement forment leur personnel aux procédures régissant les exigences de l'article 16 paragraphe 7, de la directive 2014/65/UE. 6.   Pour s'assurer du respect des exigences en matière d'enregistrement et d'archivage de l'article 16, paragraphe 7, de la directive 2014/65/UE, les entreprises d'investissement contrôlent régulièrement les enregistrements des transactions et ordres soumis à ces exigences, y compris des conversations qui s'y rapportent. Ces contrôles sont proportionnés et basés sur les risques. 7.   Les entreprises d'investissement apportent aux autorités compétentes concernées, à leur demande, la démonstration des politiques et procédures d'enregistrement et de la supervision par la direction de l'application des règles d'enregistrement. 8.  

Avant de fournir à un client nouveau ou existant des services d'investissement et des activités liées à la réception, à la transmission et à l'exécution d'ordres, les entreprises d'investissement l'informent:

a) 

que les conversations et communications sont enregistrées; et

b) 

qu'une copie de l'enregistrement des conversations et communications avec ce client sera disponible sur demande pendant cinq ans et, si l'autorité compétente en fait la demande, pendant sept ans.

L'information mentionnée au premier alinéa est présentée dans la ou les mêmes langues que celles utilisées pour fournir les services d'investissement aux clients.

9.  

Les entreprises d'investissement enregistrent sur un support durable toute information pertinente relative à des conversations en tête-à-tête avec les clients. Les informations enregistrées comprennent au moins les éléments suivants:

a) 

date et heure des réunions;

b) 

lieu des réunions;

c) 

identité des participants;

d) 

initiateur des réunions; et

e) 

informations pertinentes sur l'ordre du client, notamment le prix, le volume et le type d'ordre et le moment où il doit être transmis ou exécuté.

10.   Les enregistrements sont stockés sur un support durable qui permet de les lire ou de les copier et ils doivent être conservés sous une forme qui ne permet pas de modifier ou d'effacer l'enregistrement original.

Les enregistrements sont stockés sur un support de sorte à pouvoir être facilement accessibles et disponibles pour les clients sur demande.

Les entreprises veillent à la qualité, à l'exactitude et à l'exhaustivité des enregistrements de toutes les conversations téléphoniques et communications électroniques.

11.   La durée de conservation d'un enregistrement commence le jour de création de l'enregistrement en question.