L'effectif pris en compte pour la détermination du nombre de représentants du personnel au sein de la commission ainsi que les parts respectives de femmes et d'hommes qui composent cet effectif sont appréciés au 1er janvier de l'année du scrutin.
Les parts respectives de femmes et d'hommes sont déterminées au plus tard huit mois avant la date du scrutin. L'autorité administrative arrête le nombre de représentants du personnel et les parts respectives de femmes et d'hommes que doivent comprendre les listes de candidats au plus tard six mois avant cette date.
Toutefois, si dans les six premiers mois de l'année du scrutin une réorganisation des services ou une modification statutaire entraîne une variation d'au moins 20 % de l'effectif représenté au sein de la commission, les parts respectives de femmes et d'hommes sont appréciées et fixées au plus tard quatre mois avant la date du scrutin.