1.   Les enquêtes au sein des institutions, organes et organismes dans les domaines visés à l’article 1er sont menées conformément au présent règlement et aux décisions adoptées par l’institution, l’organe ou l’organisme concerné (ci-après dénommées «enquêtes internes»). 2.  

Au cours d’une enquête interne:

a) 

l’Office a le droit d’accéder sans préavis et sans délai à l’ensemble des informations et données pertinentes concernant les faits faisant l’objet de l’enquête, indépendamment du type de support sur lequel elles sont stockées, détenues par les institutions, organes et organismes, ainsi qu’aux locaux de ceux-ci. Lorsque des dispositifs privés sont utilisés à des fins professionnelles, ceux-ci peuvent être examinés par l’Office. L’Office soumet ces dispositifs privés à un examen uniquement dans la mesure où les dispositifs sont utilisés à des fins professionnelles, dans les conditions fixées dans les décisions adoptées par l’institution, l’organe ou l’organisme concerné, et si l’Office a de bonnes raisons de penser que leur contenu peut être pertinent aux fins de l’enquête.

L’Office est habilité à vérifier la comptabilité des institutions, organes et organismes. L’Office peut prendre copie et obtenir des extraits de tout document et du contenu de tout support d’information que les institutions, organes et organismes détiennent et, au besoin, assumer la garde de ces documents ou informations pour éviter tout risque de disparition;

b) 

l’Office peut demander aux fonctionnaires, aux autres agents, aux membres d’institutions ou organes, aux dirigeants des organismes ou aux membres du personnel des informations orales, y compris par voie d’entretiens, et des informations écrites, dûment documentées et traitées conformément aux règles de l’Union applicables en matière de confidentialité et de protection des données.

3.   Selon les mêmes règles et conditions que celles prévues à l’article 3, l’Office peut effectuer des contrôles et vérifications sur place dans les locaux d’opérateurs économiques afin d’avoir accès aux informations concernant les faits faisant l’objet d’une enquête au sein des institutions, organes et organismes. 4.   Les institutions, organes et organismes sont informés lorsque le personnel de l’Office effectue une enquête interne dans leurs locaux, lorsqu’il consulte des documents ou des données, ou demande une information qu’ils détiennent. Sans préjudice des articles 10 et 11, l’Office peut transmettre à tout moment à l’institution, l’organe ou l’organisme concerné des informations obtenues au cours d’une enquête interne. 5.   Les institutions, organes et organismes mettent en place des procédures appropriées et prennent les mesures qui s’imposent pour assurer à tous les stades la confidentialité des enquêtes internes. 6.   Lorsque l’enquête interne révèle la possibilité qu’un fonctionnaire, un autre agent, un membre d’une institution ou d’un organe, un dirigeant d’un organisme ou un membre du personnel soit concerné, l’institution, l’organe ou l’organisme dont cette personne relève en est informé.

Dans les cas où la confidentialité de l’enquête interne ne peut être assurée par les voies de communication habituelles, l’Office recourt à d’autres moyens appropriés pour transmettre les informations.

Dans des cas exceptionnels, la communication de ces informations peut être différée sur la base d’une décision motivée du directeur général, qui est transmise au comité de surveillance après la clôture de l’enquête.

7.   La décision qu’adopte chaque institution, organe et organisme, prévue au paragraphe 1, comprend notamment une règle relative à l’obligation, pour les fonctionnaires, les autres agents, les membres des institutions ou des organes, les dirigeants d’organismes ou les membres du personnel de coopérer avec l’Office et d’informer ce dernier, tout en garantissant la confidentialité de l’enquête interne. 8.   Sans préjudice de l’article 12 quater, paragraphe 1, lorsque, avant que ne soit prise une décision d’ouvrir ou non une enquête interne, l’Office traite des informations laissant penser qu’il y a eu fraude, corruption ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union, il peut en informer l’institution, l’organe ou l’organisme concerné. Sur demande, l’institution, l’organe ou l’organisme concerné informe l’Office de toute mesure prise et des constatations faites sur la base de ces informations.

Si nécessaire, l’Office informe également les autorités compétentes de l’État membre concerné. Dans ce cas, les exigences de procédure prévues à l’article 9, paragraphe 4, deuxième et troisième alinéas, s’appliquent. Si les autorités compétentes décident, conformément au droit national, de prendre des mesures sur la base des informations qui leur ont été transmises, elles en informent l’Office sur demande.