1.   Lorsqu’ils transmettent à la Commission ou aux États membres les documents ou autres informations visés aux articles 32 et 33 du règlement (CE) no 834/2007 ainsi que dans le présent règlement, les autorités compétentes des pays tiers, les autorités de contrôle ou les organismes de contrôle ont recours à la transmission électronique. Ils utilisent les systèmes de transmission électronique spécifiques que la Commission ou les États membres mettent, le cas échéant, à leur disposition. La Commission et les États membres ont également recours à ces systèmes pour se transmettre mutuellement les documents concernés. 2.   En ce qui concerne la forme et le contenu des documents et informations visés aux articles 32 et 33 du règlement (CE) no 834/2007 ainsi que dans le présent règlement, la Commission établit, s’il y a lieu, des lignes directrices, des modèles et des questionnaires et les met à disposition au moyen du système informatique visé au paragraphe 1 du présent article. Ces lignes directrices, modèles et questionnaires sont adaptés et mis à jour par la Commission, qui en informe au préalable les États membres et les autorités compétentes des pays tiers, ainsi que les autorités de contrôle et organismes de contrôle reconnus conformément au présent règlement. 3.   Le système informatique prévu au paragraphe 1 permet de collecter les demandes, documents et informations visés dans le présent règlement en tant que de besoin. 4.   Les documents justificatifs visés aux articles 32 et 33 du règlement (CE) no 834/2007 ainsi que dans le présent règlement, et notamment ses articles 4, 8 et 11, sont tenus à la disposition de la Commission et des États membres par les autorités compétentes des pays tiers, les autorités de contrôle ou les organismes de contrôle pendant une période d’au moins trois ans suivant l’année de réalisation des contrôles ou de délivrance des certificats d’inspection ou des documents justificatifs. 5.   Lorsqu’un document ou une procédure prévus aux articles 32 et 33 du règlement (CE) no 834/2007 ou dans les modalités d’application de ce règlement requiert la signature d’une personne habilitée ou l’accord d’une personne à une ou plusieurs étapes de ladite procédure, les systèmes informatiques mis en place pour la communication des documents concernés doivent permettre d’identifier chaque personne de manière non équivoque et offrir des garanties raisonnables d’inaltérabilité du contenu des documents, y compris pour les étapes de la procédure, conformément à la législation communautaire et en particulier à la décision 2004/563/CE, Euratom.