Avec le consentement des responsables légaux de l'élève ou de celui-ci s'il est majeur, une réunion portant sur les modalités de mise en œuvre du projet d'accueil individualisé est organisée, si possible, dans un délai de vingt et un jours à compter de l'annonce du diagnostic d'une pathologie chronique ou d'un cancer ou en amont de l'arrivée de l'enfant dans l'établissement. Cette réunion se tient en présence des responsables légaux, de l'élève, s'il le souhaite, sauf s'il est majeur, auquel cas sa présence est obligatoire, du directeur ou du chef d'établissement, de l'enseignant ou du professeur principal ainsi que, en tant que de besoin, d'un représentant de la collectivité territoriale compétente. D'autres professionnels accompagnant l'enfant sur le temps scolaire ou périscolaire peuvent prendre part à cette réunion. La présence d'un professionnel de santé ou de la médecine scolaire est recommandée.
Cette réunion permet l'aménagement d'un accueil adapté aux différents temps de présence de l'élève au sein de l'école ou de l'établissement scolaire.
Une documentation concourant à un suivi adapté est accessible aux équipes pédagogiques.