Le médiateur est saisi directement et gratuitement par un porteur de projet hydroélectrique, un exploitant d'installation hydroélectrique relevant du régime de l'autorisation en application de l'article L. 511-5 du code de l'énergie, ou par le représentant de l'Etat dans le département.
La saisine porte sur des désaccords ou difficultés concernant soit une installation hydroélectrique autorisée, soit un projet hydroélectrique pour lequel un accusé de réception de dépôt de demande d'autorisation a été délivré et pour lequel une première demande de complément ou de régularisation telle que prévue par l'article R. 181-16 du code de l'environnement a été effectuée.
L'auteur de la saisine adresse au médiateur, par voie électronique ou par courrier, un dossier qui expose les points du litige. Ce dossier comprend les pièces nécessaires à son traitement ainsi que les échanges écrits qui ont eu lieu antérieurement entre les parties.
Le médiateur vérifie la recevabilité et la complétude du dossier. Dans le cas où il estime que le dossier est incomplet, il demande à l'auteur de la saisine de produire, dans un délai d'un mois à compter de cette demande, tous autres éléments nécessaires à son instruction.
S'il estime que le dossier n'est pas conforme aux prescriptions énoncées dans le présent décret ou si l'auteur de la saisine n'a pas déféré à la demande de complément qu'il lui avait adressée, le médiateur déclare la demande de médiation irrecevable et la rejette par une décision de refus motivée. Il informe l'auteur de la saisine ainsi que l'autre partie de sa décision.