La commission d’accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 27 avril 2006 votre demande de conseil relative au caractère communicable des fiches de déclaration d’évènements indésirables (incidents et risques d’incidents) élaborées par votre établissement dans le cadre de sa mission de prévention et de gestion des risques et aux règles à observer concernant l’archivage de ces documents.

La commission constate que l’article 1er de la loi du 17 juillet 1978 comporte une définition très générale du document administratif qui ne permet pas d’en exclure le document de travail interne établi et détenu par un établissement public hospitalier dans le cadre de son activité de service public. Elle relève toutefois que le troisième alinéa de cet article exclut notamment de la qualification de document administratif " les documents préalables à l’élaboration du rapport d’accréditation des établissements de santé visé à l’article L.6113-6 du code de la santé publique ". Dès lors, si les fiches dont s’agit ont notamment pour objet de préparer l’élaboration du rapport d’accréditation du centre hospitalier Robert Ballanger, à l’exclusion de toute autre accréditation telle que celle prévue à l’article L.1414-3-3 du même code, elles ne peuvent être qualifiées de documents administratifs et n’entrent pas alors dans le champ d’application de la loi du 17 juillet 1978.

Si en revanche ces fiches ne peuvent en aucun cas être regardées comme préparatoires à un tel rapport, ce que le dossier transmis ne permet pas d’établir, elles sont soumises aux dispositions de cette loi. Son article 2 ouvre au profit de tout administré droit à la communication d’un document administratif sous réserve des dispositions de l’article 6 de la même loi. Le § II de cet article 6 fait notamment obstacle à la communication à des tiers des informations médicales couvertes par le secret médical de la personne à laquelle elles se rapportent ainsi que des mentions faisant apparaître le comportement d’une personne physique lorsque la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Après examen des exemplaires vierges des projets de fiches que vous lui avez adressées, la commission constate qu’elles comporteront le nom du déclarant de l’incident, le cas échéant du patient, ainsi que des mentions permettant d’identifier le service et la ou les personnes dont le comportement a provoqué ou risque de provoquer un incident. Dans la mesure où l’occultation de ces mentions ferait perdre tout intérêt à la communication de ces fiches, la commission estime que les dispositions du § II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978 font obstacle à leur divulgation à des tiers.

La commission relève enfin que si cette loi lui donne compétence pour se prononcer sur les conditions d’accès à des documents archivés, cette compétence ne s’étend pas aux conditions dans lesquelles des documents administratifs doivent être conservés et archivés, question qui relève de la compétence de la direction des archives de France.