Monsieur XX a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 avril 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Perrigny-lès-Dijon à sa demande de copie, au format papier, à ses frais, des documents suivants :
1) le compromis préempté et l’acte d’achat de la maison X, comme indiqué dans le « Perrigny infos » numéro 64 de septembre 2017, avec le dossier de préemption, les diagnostics en annexe et le dossier de portage EPFL comprenant le coût de ce portage ;
2) le choix du bureau d’étude retenu ;
3) les convocations des 6 commissions du conseil municipal sur les années 2017 et 2018 avec les procès-verbaux de réunion et compte rendus afférents ;
4) la liste à jour et le nombre des salariés employés par la commune, avec le grade, l’indice, le salaire et les fiches de poste afférents ;
5) le contrat de la D.G.S. embauchée au 15 octobre 2018, statut, grade, indice, salaire et fiche de poste ;
6) la nouvelle convention applicable au 1er juillet 2018 passée entre la commune de Marsannay-la-Côte et celle de Perrigny-les-Dijon pour la mise en commun des agents du service de police municipale ;
7) la facture d’achat de la bicyclette mise à disposition de la policière municipale affectée à Perrigny-les-Dijon ;
8) les factures des feux d’artifice des 1er janvier 2018 et 1er janvier 2019 ;
9) la facture des repas du 11 novembre à la salle polyvalente et du vin d’honneur ;
10) la provision retenue pour le montant de la diminution des revenus tirés de la taxe d’habitation en 2019 par rapport à 2018 ;
11) les tableaux d’amortissement des 7 prêts en cours cités page 10 de la note synthétique du budget 2018 ;
12) le tableau d’amortissement du nouveau prêt contracté sur 2018 comme indiqué page 4 chapitre 66 de la note synthétique du budget 2018 ;
13) les devis retenus des sociétés X, X, X et X pour les travaux votés pour l’église.

En premier lieu, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les points 2) et 10) de la demande, qui portent en réalité sur des renseignements.

En deuxième lieu, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission estime que les documents mentionnés aux points 1), 3), 6) à 9) et 11) à 13), sont communicables à toute personne qui en fait la demande, soit en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, soit en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve, dans cette hypothèse de l’occultation préalable des mentions protégées par l’article L311-6 du même code, telles que celles relevant du secret des affaires. La commission émet donc, sous cette dernière réserve, un avis favorable sur ces points.
En troisième lieu, la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d’agent public, de l’adresse administrative et, s’agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime.
En application de ces principes, la commission estime que les documents mentionnés aux points 4) et 5) sont communicables à toute personne qui en fait la demande sous réserve toutefois de l’occultation préalable, en application des articles L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et l’administration, des éléments y figurant qui seraient liés, soit à la situation familiale et personnelle de l’agent en cause (supplément familial), soit à l’appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l’appréciation ou du jugement de valeur porté sur l’agent. Sous ces réserves, la commission émet donc un avis favorable sur ces points.

Enfin, la commission prend note de ce qu’en réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Perrigny-lès-Dijon a fait valoir que les demandes de communication de documents par Monsieur X étaient nombreuses voire abusives. La commission relève en effet que pour la seule année 2019, Monsieur X a adressé à neuf reprises des demandes de ce type à la commune. En conséquence, la commission invite le demandeur à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration.
La commission précise par ailleurs que lorsqu’une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l’administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.