1. L'Agence, en coopération avec l'officier aux droits fondamentaux, prend les mesures nécessaires pour créer un mécanisme de traitement des plaintes conformément au présent article, afin de contrôler et d'assurer le respect des droits fondamentaux dans toutes les activités de l'Agence.
2. Toute personne directement touchée par les actions du personnel participant à une opération conjointe, à un projet pilote, à une intervention rapide aux frontières, au déploiement d'une équipe d'appui à la gestion des flux migratoires, à une opération de retour ou à une intervention en matière de retour, et qui estime que ces actions ont porté atteinte à ses droits fondamentaux, ou toute partie représentant une telle personne, peut adresser une plainte, par écrit, à l'Agence.
3. Seules les plaintes justifiées concernant des atteintes concrètes aux droits fondamentaux sont recevables.
4. L'officier aux droits fondamentaux est chargé du traitement des plaintes reçues par l'Agence conformément au droit à une bonne administration. À cette fin, il examine la recevabilité de la plainte, enregistre les plaintes recevables, transmet toutes les plaintes enregistrées au directeur exécutif, transmet les plaintes concernant les membres des équipes à l'État membre d'origine, informe l'autorité compétente ou l'organisme compétent en matière de droits fondamentaux de l'État membre, et consigne la suite donnée à la plainte par l'Agence ou par cet État membre, et en assure le suivi.
5. Conformément au droit à une bonne administration, si une plainte est recevable, les plaignants sont informés que leur plainte a été enregistrée, qu'une évaluation a été entreprise et qu'une réponse peut être attendue dès qu'elle sera disponible. Si une plainte est transmise à des autorités ou organismes nationaux, leurs coordonnées sont communiquées au plaignant. Si une plainte n'est pas recevable, les plaignants sont informés des motifs du rejet et il leur est présenté d'autres possibilités, le cas échéant, pour répondre à leurs préoccupations.
Toute décision est formulée par écrit et est motivée.
6. Si la plainte enregistrée concerne un membre du personnel de l'Agence, le directeur exécutif lui donne une suite appropriée, en concertation avec l'officier aux droits fondamentaux, y compris des sanctions disciplinaires, si nécessaire. Le directeur exécutif rend compte, dans un délai déterminé, à l'officier aux droits fondamentaux des conclusions et de la suite donnée par l'Agence à une plainte, y compris des mesures disciplinaires si nécessaire.
Si une plainte concerne des questions relatives à la protection des données, le directeur exécutif fait intervenir le délégué à la protection des données de l'Agence. L'officier aux droits fondamentaux et le délégué à la protection des données rédigent un protocole d'accord dans lequel ils déterminent la répartition des tâches et la coopération en ce qui concerne les plaintes reçues.
7. Si la plainte enregistrée concerne un garde-frontière d'un État membre hôte ou un membre des équipes, y compris un membres des équipes détaché ou un expert national détaché, l'État membre hôte donne une suite appropriée à la plainte, y compris des sanctions disciplinaires, si nécessaire, ou d'autres mesures conformément au droit national. L'État membre concerné rend compte à l'officier aux droits fondamentaux des conclusions et de la suite donnée à une plainte dans un délai déterminé et, si nécessaire, à intervalles réguliers par la suite. Lorsque l'État membre concerné ne rend pas compte de la suite donnée à la plainte, l'Agence assure le suivi de l'affaire.
8. S'il est démontré qu'un garde-frontière ou un expert national détaché a violé des droits fondamentaux ou enfreint des obligations en matière de protection internationale, l'Agence peut demander à l'État membre d'écarter immédiatement ce garde-frontière ou cet expert national détaché des activités de l'Agence ou de le retirer de la réserve de réaction rapide.
9. L'officier aux droits fondamentaux rend compte au directeur exécutif et au conseil d'administration des conclusions et de la suite donnée aux plaintes par l'Agence et les États membres. L'Agence fait figurer des informations sur le mécanisme de traitement des plaintes dans son rapport annuel.
10. L'officier aux droits fondamentaux établit, conformément aux dispositions énoncées aux paragraphes 1 à 9 et après consultation du forum consultatif, un formulaire de plainte normalisé requérant des informations détaillées et précises sur l'atteinte alléguée aux droits fondamentaux. Il établit aussi toute autre règle plus détaillée si nécessaire. L'officier aux droits fondamentaux soumet ce formulaire et toute autre règle plus détaillée au directeur exécutif et au conseil d'administration.
L'Agence veille à ce que les informations sur la possibilité de déposer une plainte et sur la procédure à suivre pour ce faire soient facilement accessibles, y compris aux personnes vulnérables. Le formulaire de plainte normalisé est mis à disposition, tant sur le site internet de l'Agence que sur papier, durant toutes les activités de l'Agence, dans des langues que les ressortissants de pays tiers comprennent ou dont on peut raisonnablement supposer qu'ils les comprennent. L'officier aux droits fondamentaux prend les plaintes en considération même lorsqu'elles ne sont pas présentées sur le formulaire de plainte normalisé.
11. Toute donnée à caractère personnel contenue dans une plainte est traitée par l'Agence, y compris par l'officier aux droits fondamentaux, conformément au règlement (CE) no 45/2001 et par les États membres conformément à la directive 95/46/CE et à la décision-cadre 2008/977/JAI.
Lorsqu'il introduit une plainte, le plaignant est réputé consentir au traitement de ses données à caractère personnel par l'Agence et par l'officier aux droits fondamentaux au sens de l'article 5, point d), du règlement (CE) no 45/2001.
Dans l'intérêt des plaignants, les plaintes sont traitées en toute confidentialité par l'officier aux droits fondamentaux conformément au droit national et au droit de l'Union, à moins que le plaignant ne renonce explicitement à son droit à la confidentialité. En renonçant à son droit à la confidentialité, le plaignant est réputé consentir à la divulgation, par l'officier aux droits fondamentaux ou par l'Agence, de son identité, si nécessaire, auprès des autorités ou organismes compétents en ce qui concerne l'objet de la plainte.