Le directeur de la société Renault trucks Midi-Pyrénées a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 décembre 2005, à la suite du refus opposé par le directeur du SIVOM Ouest à sa demande de communication par copie des documents suivants relatifs à :
A- la première procédure d’appel d’offres déclarée sans suite en juillet 2005 :
1- le rapport d’analyse des offres sur lequel s’est appuyée la commission d’appel d’offres ;
B- le second appel d’offres :
2- les procès-verbaux de la commission d’appel d’offres ;
3- le rapport éventuel d’analyses des offres.

La commission rappelle qu’une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d’accès institué par la loi du 17 juillet 1978. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d’appel d’offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents.

Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s’exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l’article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu’aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d’affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics.

L’examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des spécificités propres à chaque marché :
l’offre de prix détaillée de l’entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat ;
l’offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable ;
le détail technique et financier des offres de ces entreprises n’est pas communicable. En conséquence, il ne peut en aucun cas être fait droit à une demande de communication des offres de ces entreprises. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d’analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres.

Au titre de la spécificité de certains marchés, la commission considère qu’il y a lieu de tenir compte du mode de passation du marché ou contrat, de sa nature et de son mode d’exécution. Ainsi, doivent par exemple faire l’objet d’un examen particulier les demandes d’accès aux documents relatifs à des marchés qui s’inscrivent dans une suite répétitive de marchés portant sur une même catégorie de biens ou services et pour lesquels une communication du détail de l’offre de prix de l’entreprise attributaire à une entreprise concurrente serait susceptible de porter atteinte à la concurrence lors du renouvellement de ce marché.

Le directeur du SIVOM Ouest a informé la commission que la première procédure d’appel d’offres a été déclarée sans suite en juillet 2005 sans que la commission d’appel d’offres ait émis un avis sur le choix des candidats et qu’ainsi le document sollicité au point A1 n’existe pas ; qu’en outre, le procès-verbal de décision a été communiqué à la société Renault Trucks Midi-Pyrénées. Dans ces conditions, la CADA ne peut que déclarer sans objet la demande sur ces points.

Après avoir pris connaissance des autres documents sollicités au point B, la commission considère que le procès-verbal d’examen des offres est communicable à la société Renault Trucks Midi-Pyrénées sous réserve de l’occultation préalable du montant des options et variantes proposées par les entreprises non retenues autres que l’auteur de la demande ainsi que celles proposées par l’entreprise attributaire mais qui n’ont pas été retenues. Le rapport d’analyse des offres est également communicable à cette entreprise sous réserve d’occulter les passages suivants :
en bas de page 2, nom de l’entreprise citée à la dernière ligne ;
en page 4, description des caractéristiques techniques du véhicule IVECO ;
en page 5, les éléments se rapportant au détail financier de l’autre entreprise non retenue ;
en page 6, le détail de son offre ;
l’ensemble des informations figurant en annexe 1 et relative à des entreprises autres que l’auteur de la demande ;
en annexe 3, la colonne relative à l’offre de la société Garonne Bois vert à l’exception de la ligne « solution de base » ;
la colonne relative à la même société figurant en annexe 4 (contrat de maintenance) ;
la colonne décrivant l’offre de l’entreprise non attributaire du lot n° 2 aux annexes 6 et 7.