Madame T. a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 mars 2009, à la suite du refus opposé par le président de la chambre interdépartementale des notaires du Gers, du Lot et de Lot-et-Garonne à sa demande de communication des "coordonnées de l’assurance responsabilité civile professionnelle de Maître L. ainsi que les dires de la succession refusant de prendre en charge le passif matérialisé par le chèque de Monsieur D."

La commission rappelle que les chambres de notaires qui sont, en application de l’article 3 de l’ordonnance du 2 novembre 1945 relative au statut du notariat, des "établissements d’utilité publique", sont en charge de la gestion d’un service public au sens de l’article 1er de la loi du 17 juillet 1978 (CE, 29 juillet 1994, Chambre des notaires du département du Cher). Les documents qu’elle détient ou élabore dans le cadre de cette mission, dès lors qu’ils sont en lien avec l’organisation du notariat, revêtent donc le caractère de documents administratifs soumis au droit de communication prévu par le titre Ier de la même loi. Tel est le cas, en particulier, de ceux relatifs aux attributions de ces chambres définies par le 5° de l’article 4 de l’ordonnance du 2 novembre 1945, qui leur confie la charge de vérifier, notamment, l’organisation et le fonctionnement des offices de notaires de la compagnie.

En l’espèce, en réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la chambre interdépartementale des notaires du Gers, du Lot et du Lot-et-Garonne a informé la commission de ce que, d’une part, les « dires » de la succession demandés avaient déjà été communiqués à Madame T., antérieurement à la saisine de la commission et de ce que, d’autre part, il n’était pas en son pouvoir de communiquer l’attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle de Maître L.

En ce qui concerne, tout d’abord, les « dires » de ce dernier, la commission prend acte de leur communication à l’intéressée, mais rappelle, en tout état de cause, que ces documents ne sont pas en lien avec l’organisation du notariat et ne revêtent donc pas le caracatère de documents administratifs soumis à la loi du 17 juillet 1978. Elle se déclare donc incompétente pour connaître de la demande d’avis sur ce point.

S’agissant de l’attestation d’assurance civile professionnelle, la commission rappelle qu’aux termes de l’article 6-1 de l’ordonnnance du 2 novembre 1945, "la responsabilité civile des notaires est garantie par un contrat d’assurance souscrit par le conseil supérieur du notariat./ Les conseils régionaux de notaires peuvent souscrire des garanties complémentaires." Elle estime, par suite, que l’attestation d’assurance civile professionnelle souscrite en application de ces dispositions, qui comporte les coordonnées de l’assureur, a trait à l’organisation du notariat, et revêt par suite le caracatère d’un document administratif communicable de plein droit à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978.

Sous réserve que la demande porte bien sur un tel document, la commission émet donc, sur ce point, un avis favorable.

A toutes fins utiles, pour le cas où l’attestation d’assurance civile professionnelle sollicitée relèverait d’un contrat souscrit à titre privé par Maître L., la commission ne pourrait que s’estimer incompétente pour se prononcer sur la demande d’avis.