Monsieur X, X, a saisi la Commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 février 2021, à la suite du refus opposé par la rectrice de l’académie de Versailles à sa demande de communication des documents suivants relatifs aux opérations de carrière et de mutation des agents affectés dans l’académie :
1) la liste nominative des personnels, comprenant l’affectation, le grade, l’échelon, l’ancienneté d’échelon et l’ancienneté de service ;
2) les tableaux de mutation sans les vœux des agents ;
3) les tableaux d’avancement ;
4) la liste des promouvables, des promus et des agents pouvant bénéficier d’une promotion interne ou être inscrits sur une liste d’aptitude ;
5) la liste des agents ayant passé un concours interne ;
6) les listings d’ancienneté d’échelon et d’ancienneté de service avec la date d’entrée dans la fonction.

La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l’administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents.

S’agissant des documents visés aux points 1) et 6) de la demande, la commission indique ensuite qu’une liste des agents d’un établissement public qui ne fait apparaître que les noms, prénoms, date d’embauche, grade, échelon et affectation constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration dès lors qu’elle est susceptible d’être obtenue par un traitement automatisé d’usage courant. La commission précise qu’elle considère de manière constante que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Les fonctions et le statut de ces personnels justifient toutefois que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de l’affectation et du grade des agents. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents au nombre desquelles figurent la quotité horaire de travail ou révélant une appréciation portée sur eux ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.
S’agissant des documents visés au point 2) de la demande, la commission précise que l’acte décidant de muter un agent public ainsi que la demande et les documents enregistrant la demande de mutation d’un agent effectivement muté sont communicables à toute personne qui le demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve toutefois d’occulter préalablement, le cas échéant, conformément à l’article L311-6 du même code, les mentions relatives à la situation personnelle des intéressés, dont la communication porterait atteinte à la protection de leur vie privée, les mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur les agents, ou les mentions qui feraient apparaître de leur part un comportement dont la divulgation pourrait leur porter préjudice. Elle estime, en revanche, que la communication à un tiers de documents concernant des agents dont les demandes de mutation n’ont pas été satisfaites porterait atteinte à la protection de la vie privée des intéressés. Ces documents ne sont donc communicables qu’à chaque agent intéressé pour ce qui le concerne.
S’agissant des documents visés au point 3) de la demande, elle réitère également sa position constante, définie dans son avis n° 20123835 du 22 novembre 2012, selon laquelle un tableau d’avancement ou une liste d’aptitude, qui met en œuvre dans le cadre d’un corps ou d’un cadre d’emploi le principe d’égal accès aux emplois publics en faisant apparaître l’ordre dans lequel les promotions doivent s’effectuer sans faire apparaître ni notes, ni appréciations, n’est pas au nombre des documents par lesquels il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques au sens des dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration et constitue donc un document administratif communicable en application de l’article L311-1 du même code, à moins qu’il n’ait fait l’objet d’une diffusion publique.

S’agissant du document visé au point 4) de la demande, la commission rappelle que les listes des agents promouvables, c’est-à-dire remplissant les conditions réglementaires pour être promus, ainsi que celles des agents ayant obtenus une promotion, sont communicables, dès lors qu’elles ne comportent aucune notation, appréciation, ou avis sur les différents agents et leur manière de servir ni aucune information relative à la vie privée, quand bien même elles n’existeraient pas en l’état, si elles peuvent être obtenues par un traitement automatisé d’usage courant.
S’agissant du document visé au point 5) de la demande, la commission rappelle qu’elle considère de façon constante qu’une liste d’admission à un examen, un concours ou un processus de sélection administratif, qui ne fait apparaître ni notes, ni appréciations littérales n’est pas au nombre des documents par lesquels il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques au sens des dispositions du 2° de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle estime, en revanche, que la communication à un tiers de documents concernant des agents non admis à un concours interne révèlerait une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée et porterait atteinte à la protection de la vie privée des intéressés. Ces documents ne sont donc communicables qu’à chaque agent intéressé pour ce qui le concerne.

En l’absence de réponse de l’administration, elle émet dès lors un avis favorable à l’ensemble des points de la demande, sous les réserves ainsi rappelées, à l’exception du point 5).

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l’administration.