Monsieur X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 février 2021, à la suite du refus opposé par le directeur général du centre hospitalier Le Vinatier à sa demande de communication de son dossier médical par envoi postal ordinaire et non par envoi recommandé, avec frais à sa charge, comme imposé par l’établissement.

La commission relève que la demande ne porte pas sur le caractère communicable du dossier sollicité, mais sur ses modalités de communication.

Elle rappelle qu’en vertu de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu’à l’intéressé en application de l’article L311-6 du même code.

La commission rappelle en outre que, si l’article L1111-7 du code de la santé publique se borne à indiquer que les frais réclamés au demandeur ne peuvent excéder le coût de la reproduction et les frais d’envoi, il y a lieu, s’agissant d’informations à caractère médical figurant sur des documents administratifs, d’appliquer les dispositions de l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration. A cet égard, elle souligne qu’en vertu de cet article « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l’envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L’intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, l’administration a fait savoir à la commission qu’elle avait informé le demandeur de ce que le document sollicité lui serait remis après règlement des frais de reproduction et d’envoi par courrier recommandé avec demande d’avis d’accusé de réception au médecin du choix du demandeur conformément à l’article L1111-7 du code de la santé publique. Si la commission comprend que cette formalité répond à la préoccupation de sécuriser les envois d’un document dont les mentions sont sensibles à la personne qui est seule habilitée à les recevoir, elle relève, en tout état de cause, que le droit commun de l’accès aux documents administratifs ne prévoit pas que puisse être imposée une telle contrainte, matérielle et financière, au demandeur, qui dispose, selon les termes de l’article R311-1, du choix des modalités d’envoi postal. La commission estime en conséquence qu’il n’est pas justifié d’imposer au demandeur l’envoi par lettre avec demande d’avis d’accusé de réception et qu’il appartient à ce dernier de faire le choix des modalités d’envoi postal, par lettre simple ou avec demande d’avis d’accusé de réception.

En l’espèce, la commission constate que les modalités de communication proposées par le directeur général du centre hospitalier Le Vinatier ne répondent pas aux principes qui viennent d’être rappelés. Elle émet par suite un avis favorable à l’envoi du dossier médical de l’intéressé par lettre simple, selon son choix, et précise que le paiement préalable des frais de reproduction et d’envoi peut être exigé.