Madame X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 janvier 2020, à la suite du refus opposé par la directrice de l’Ecole nationale supérieure d’architecture de Grenoble à sa demande de communication des documents suivants la concernant :
1) son dossier administratif pour la période 2010 à 2018 ;
2) les tableaux et les fiches individuelles de propositions aux listes d’aptitude pour la catégorie SACDD émanant de l’ENSAG de 2010 à 2019.

La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.
Elle émet donc un avis favorable à la communication de son dossier à l’intéressée. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la directrice de l’École nationale supérieure d’architecture de Grenoble a informé la commission de ce qu’elle n’est pas en possession de ce dossier. La commission rappelle toutefois qu’il lui appartient, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de le détenir, en l’espèce le ministère de la transition écologique et solidaire, et d’en aviser Madame X.

S’agissant des documents mentionnés au point 2), la commission rappelle que les tableaux d’avancement et listes d’aptitude, qu’ils concernent des promotions de grade ou d’échelon, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, même lorsque l’ordre dans lequel les agents doivent être promus apparaît. Ils ne sont, en effet, pas au nombre des documents par lesquels il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques au sens des dispositions de l’article L311-6 du même code (avis CADA n° 20123835 du 22 novembre 2012). Il en va différemment de la liste des agents proposés à l’avancement par l’employeur en fonction non pas de règles statutaires, mais de critères de sélection propres, qui révèle une appréciation sur la manière de servir de ces agents ou comporte des informations dont la divulgation porterait atteinte à la protection de la vie privée de ceux-ci. Ce document n’est dès lors communicable qu’aux intéressés, chacun pour ce qui les concerne.
La commission émet donc un avis favorable à la communication des tableaux sous les réserves précitées et des fiches individuelles uniquement en ce qui concerne Madame X et prend note de l’intention de l’administration d’y faire droit dès que l’accès aux locaux de l’école aura été rétabli.
Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l’administration.