Monsieur X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 février 2020, à la suite du refus opposé par le ministre de l’intérieur à sa demande de communication de copies des documents suivants :
1) le procès-verbal de la commission administrative paritaire interdépartementale (CAPI) réunie le 23 janvier 2020 compétente à l’égard des brigadiers chefs de police ;
2) la liste des propositions d’avancement au grade de brigadier chef émise par la direction d’emploi sur laquelle son identité apparaît.

D’une part, la commission rappelle que les procès-verbaux des commissions administratives paritaires qui sont amenées à porter un jugement sur la valeur des agents ne sont communicables, sur le fondement de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, que par extraits, aux seuls intéressés, pour la partie qui les concerne personnellement, ainsi que, le cas échéant, pour les mentions à caractère général, communicables à tous.
En réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre de l’intérieur a informé la commission que Monsieur X ne figure pas sur le procès-verbal de la commission administrative paritaire interdépartementale (CAPI) réunie le 23 janvier 2020, compétente à l’égard des brigadiers chefs de police. La commission, qui relève que la demande porte sur les propositions d’avancement des agents, émet dès lors un avis défavorable à la communication du document mentionné au point 1).

D’autre part, la commission rappelle qu’un tableau d’avancement, qu’il concerne des promotions de grade ou d’échelon, est un document administratif, communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, même lorsque l’ordre dans lequel les agents doivent être promus apparaît. Il n’est pas, en effet, au nombre des documents par lesquels il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques, au sens des dispositions de l’article L311-6 du même code (avis CADA n° 20123835 du 22 novembre 2012). La commission considère qu’il n’y a pas de raison de différencier la proposition de tableau d’avancement qui répondrait à ces mêmes caractéristiques.

La commission relève toutefois que les dispositions de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration s’opposent à la communication des documents préparatoires à une décision administrative tant qu’elle est en cours d’élaboration. Si les avis, prévus par les textes législatifs ou réglementaires, au vu desquels est prise une décision rendue sur une demande tendant à bénéficier d’une décision individuelle créatrice de droits, sont communicables à l’auteur de cette demande dès leur envoi à l’autorité compétente pour statuer sur la demande, les avis qui se prononcent sur les mérites comparés de deux ou plusieurs demandes dont l’administration a été saisie ne sont pas communicables tant que la décision administrative qu’ils préparent n’a pas été prise. La commission en déduit que la proposition de tableau d’avancement établie par l’administration en vue de sa soumission à l’avis de la commission administrative paritaire revêt un caractère préparatoire tant que le tableau n’a pas été arrêté par l’autorité investie du pouvoir de nomination.

Sous réserve qu’il ne soit plus revêtu d’un caractère préparatoire, la commission émet dès lors un avis favorable à la communication du document mentionné au point 2). Dans l’hypothèse où la liste de propositions sollicitée ferait apparaître des notes ou des appréciations littérales, elle ne serait toutefois communicable au demandeur qu’en ce qui concerne sa propre candidature, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.