Monsieur X, pour X, a saisi la Commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 février 2020, à la suite du refus opposé par le président de la fédération française de rugby (FFR) à sa demande de copie, sans frais et sans restriction, par courrier électronique au format PDF, des documents suivants pour les trois derniers exercices, du 1er juillet 2016 au 30 juin 2017, du 1er juillet 2017 au 30 juin 2018 et du 1er juillet 2018 au 30 juin 2019, alors qu’il lui est uniquement proposé la consultation de ces pièces au siège social de la FFR à Marcoussis, au sein de la direction financière :
1) les comptes de résultats détaillés, les grands livres de comptabilité générale, les grands livres clients, les grands livres auxiliaires fournisseurs et les grands livres autres tiers (clubs, ligues, comités et dirigeants) ;
2) les relevés, détails et justificatifs des frais remboursés sur ces mêmes périodes au vice-président X ou tous frais payés directement pour son compte ou dans le cadre de mise à sa disposition de cartes de crédit, carburant, etc..

La commission, qui a pris connaissance de la réponse du président de la Fédération française de rugby, rappelle qu’il résulte des dispositions de l’article L131-9 du code du sport que les fédérations sportives sont des organismes privés chargés de missions de service public relatives au développement et à la démocratisation des activités physiques et sportives. En outre, l’article L131-11 du même code dispose que les fédérations agréées peuvent confier à leurs organes nationaux, régionaux ou départementaux une partie de leurs attributions. La commission en déduit que la Fédération française de rugby revêt le caractère d’un organisme privé chargé d’une mission de service public au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, et qu’il en va de même de ses comités territoriaux. Par ailleurs, la commission relève, ainsi que l’a jugé le Conseil d’État (CE, n° 289389, 6 octobre 2008) que les comptes d’un des organismes mentionnés à l’article 1er de la loi du 17 juillet 1978, devenu article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, qui retracent les conditions dans lesquelles celui-ci exerce les missions de service public qui sont les siennes, présentent, par leur nature et leur objet, le caractère de documents administratifs. Au nombre de ces documents comptables figurent des livres journaux, balances comptables, bilans et comptes de résultats. De même, un document comptable, établi à la demande d’un de ces organismes par un prestataire extérieur, constitue un document administratif au sens de ce code.
La commission considère, par suite, que les documents demandés sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve toutefois de l’occultation des mentions, s’agissant des documents mentionnés au point 2), qui relèveraient de la vie privée des intéressés. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable.

S’agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu’en vertu de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu’à l’intéressé en application de l’article L311-6 du même code. Elle émet donc un avis favorable à l’envoi par courrier électronique au demandeur des documents existant sous cette forme.

En ce qui concerne les documents qui n’existeraient que sous format papier, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l’administration est notamment en droit d’inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

La commission souligne également qu’en application de l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d’envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L’intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d’adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu’il y donne suite, s’il y a lieu.

La commission estime ainsi, au vu du volume des documents demandés, que la Fédération française de rugby serait fondée en droit à proposer au demandeur une consultation sur place des documents n’existant que sur papier, sous réserve que celui-ci puisse emporter copie des éléments qu’il aura sélectionnés.