Monsieur X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 mars 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Charleville-Mézières à sa demande de communication, par courrier électronique, des documents contenus dans son dossier administratif et notamment les pièces relatives :
1) au recrutement ;
2) à la rémunération : les états des heures, des heures supplémentaires et des relevés d’indemnités ;
3) à la formation ;
4) au déroulement de carrière : les arrêtés de nomination, avancement d’échelon ou de grade, temps partiel, les fiches de poste et la fiche suivi stagiaire, tableaux d’avancement et listes d’aptitude, avis de la CAP ;
5) aux notations ou évaluations : fiches de notation, les rapports d’évaluation, ainsi que les demandes de révision, de ces notations, les comptes rendus d’entretien professionnel depuis 2005.;
6) aux informations et documents relatifs à la protection sociale : a. les arrêts maladie ;
b. le rapport de la (contre) visite médicale ;
7) aux faits et informations relatifs à la discipline : son dossier disciplinaire, les rapports dont il a fait l’objet, les arrêtés portant sanction disciplinaire, les informations relatives à son comportement ;
8) aux absences et congés pris et restant à prendre (2017 à 2020) : récapitulatif périodique des heures ;
9) à l’organisation du temps de travail : 2016, 2017, 2018 (PARTIE 1 : les principes généraux à la durée et à l’organisation du temps de travail – PARTIE 2 : les règlements de travail).

En l’absence de réponse du maire de Charleville-Mézières à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.

En outre, la commission précise que le droit de communication prévu à l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s’applique qu’à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l’ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267), ou d’établir un document en vue de procurer les renseignements ou l’information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d’État, min. éduc. nat. c/ M^me X et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d’ignominie ou de désaffection).

La commission émet donc un avis favorable en l’état sur les points 1) à 6).a) et 7) et 8), sous les réserves précitées.

S’agissant du point 6).b), la commission rappelle que les documents qui se rapportent à la réunion d’une commission de réforme présentent le caractère de documents administratifs. Cependant, le régime qui leur est applicable est différent selon que la commission a ou non rendu son avis.
Avant l’avis de la commission de réforme, la commission d’accès aux documents administratifs constate que la communication à l’agent du dossier soumis à la commission de réforme est prescrite par l’article 19 du décret n° 86-442 du 14 mars 1986 pris en application de l’article L31 du code des pensions civiles et militaires de retraite et conformément au principe général des droits de la défense. La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant la commission de réforme. La commission d’accès aux documents administratifs relève cependant que l’article L342-2 du code des relations entre le public et l’administration ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d’accès de l’agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, imposé par les textes précités, et s’estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que la commission de réforme n’ait rendu son avis.
Une fois l’avis de la commission de réforme rendu, la commission estime que cet avis, le procès-verbal de la réunion de la commission de réforme ainsi que l’ensemble des pièces du dossier soumis à la commission de réforme sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application cette fois des dispositions combinées de l’article L311-1 et de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve d’en occulter d’éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l’égard de l’agent concerné par l’avis.
La commission rappelle, enfin, que chaque agent public a le droit d’obtenir communication des pièces qui le concernent, notamment son dossier personnel, en vertu de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission rappelle également que l’article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d’accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur ou à son conseil, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet. Une fois l’avis de la commission de réforme rendu, les rapports du médecins du travail et du médecin agréé qui a examiné l’agent sont donc également communicables à ce dernier, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers.
En application de ces principes, la commission, qui comprend que Monsieur X a fait l’objet d’une expertise médicale dans le cadre professionnel, émet un avis favorable sur ce point de la demande à la condition que l’avis de la commission de réforme ait été rendu.

En ce qui concerne le point 9), la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable.

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l’administration.