La commission d’accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 20 février 2020 votre demande de conseil relative au caractère communicable des documents de travail suivants, relatifs à la promotion interne des agents de la fonction publique territoriale :
1) le tableau récapitulatif des promus pour les catégories B (ainsi que A pour la 3ème demande) avant attribution des postes pour la CAP, mettant en avant le nom des personnes concernées ;
2) le tableau récapitulatif des promus pour les catégories B (ainsi que A pour la 3ème demande) après attribution des postes pour la CAP, mettant en avant le nom des personnes concernées ;

sachant que :
- la demande relative à la première liste, doit être entendue à ce stade comme celui d’agents qui sont « promouvables », dont les dossiers complets de demande de promotion internes ont été reçus ;
- les deux listes demandées ne sont pas matériellement distinctes au sein du CDG , il s’agit d’un document de travail établi sous la forme d’un tableau qui est réalisé par les services gestionnaires au fur et à mesure des arrivées des dossiers de promotion interne, et qui est pré-rempli préalablement à la séance de la CAP ;
- ce document préparatoire de travail est validé par les instances paritaires pour leur permettre d’émettre leur avis en complément des dossiers qu’ils examinent en séance et n’est donc qu’un élément préparant la décision de la CAP, et ne correspond donc pas strictement aux listes citées par les demandeurs ;

par ailleurs, si ces documents sont communicables, quelle forme devra être adoptée :
- ce tableau doit-il être communiqué tel qu’il est, en signalant qu’il est le condensé des deux listes réclamées ;
- ou bien ces deux listes doivent-elles être reconstruites ;
- si oui doivent-elles l’être selon l’ordre chronologique des dossiers reçus, ou selon un ordre alphabétique ;
- eu égard au règlement général de protection des données (RGPD), quelles sont les données à occulter, est-il possible de leur communiquer des listes précisant des nom-prénom-sexe ;
- enfin, ces listes peuvent-elles indifféremment être communiquées à des administrations et à des agents.

S’agissant, à titre liminaire, de la conciliation du droit d’accès aux documents administratifs avec l’obligation faite aux administrations de veiller à la protection des données personnelles que ceux-ci sont susceptibles de contenir conformément au règlement n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (dit règlement général sur la protection des données « RGPD »), la commission précise que l’entrée en vigueur du RGPD n’a pas entraîné de modification des dispositions du code des relations entre le public et l’administration (CRPA) relatives au droit d’accès aux documents administratifs comportant des données personnelles, ou des dispositions législatives prévoyant un droit d’accès spécial ainsi que le prévoit d’ailleurs l’article 86 du RGPD aux termes duquel : « Les données à caractère personnel figurant dans des documents officiels détenus par une autorité publique ou par un organisme public ou un organisme privé pour l’exécution d’une mission d’intérêt public peuvent être communiquées par ladite autorité ou ledit organisme conformément au droit de l’Union ou au droit de l’État membre auquel est soumis l’autorité publique ou l’organisme public, afin de concilier le droit d’accès du public aux documents officiels et le droit à la protection des données à caractère personnel au titre du présent règlement. » Les données à caractère personnel ne font donc pas, en elles-mêmes obstacle, à la communication d’un document administratif, seuls les secrets protégés en application des dispositions des articles L311-5 et L311-6 étant susceptibles de fonder un refus de communication.

Sur le fond, la commission rappelle qu’elle considère que les listes des agents promouvables, c’est-à-dire remplissant les conditions réglementaires pour être promus, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve qu’elles ne comportent aucune notation, appréciation, ou avis sur les différents agents et leur manière de servir, ni aucune information relative à la vie privée.
Cette liste est donc différente de celle des agents proposés par leur administration à la promotion, qui semble correspondre au point 1) de la demande, qui en elle-même comporte nécessairement une appréciation. Elle n’est donc communicable, lorsqu’elle a perdu son caractère préparatoire, c’est-à-dire lorsque la CAP a statué et la promotion prononcée, qu’anonymisée, ce qui présente peu d’intérêt, ou à la demande d’un agent et uniquement pour les mentions qui le concernent.

De la même manière, en application des dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, la liste des agents pour lesquels la commission administrative paritaire a émis un avis favorable à l’avancement, qui est donc différente de la liste des agents effectivement promus, n’est pas communicable aux tiers, en ce qu’elle reflète une appréciation portée par la commission sur les agents proposés à l’avancement. Elle n’est communicable qu’à un candidat à l’avancement, pour les seules mentions qui le concernent, après que les nominations prises au vu de l’avis de la CAP ont été prononcées. Il en est de même des procès verbaux des réunions de commissions administratives paritaires.

Par ailleurs, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, sauf si le document, qui n’existe pas en l’état, peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant.
Vous n’êtes donc pas tenu de répondre favorablement aux demandes dont vous avez été saisi sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration.