Monsieur X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 janvier 2021, à la suite du refus opposé par le garde des sceaux, ministre de la justice à sa demande de copie de l’intégralité des documents contenus dans son dossier administratif, l’administration proposant la seule consultation lors de laquelle il pourra demander la copie de certaines pièces, sur le site du SPIP 44, en présence de la gestionnaire RH.

La commission, qui a pris connaissance de la réponse du garde des sceaux, ministre de la justice, rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration.
S’agissant des modalités de communication, la commission rappelle également qu’en vertu de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne. Elle précise en outre que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l’administration est notamment en droit d’inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

En l’espèce, la commission relève que si le ministre de la justice, garde des sceaux a invoqué le caractère volumineux du dossier à reproduire, sans en justifier de manière précise, il ressort de la réponse adressée par la directeur du service pénitentiaire d’insertion et de probation de Loire-Atlantique au demandeur que c’est une réponse de refus de principe qui lui a été initialement opposé, au motif que qu’il ne pouvait répondre favorablement à la demande, « la copie des dossiers administratifs des agents n’étant ni envoyés par courrier ni par e-mail sur consigne de la direction interrégionale ».
La commission, qui estime que cette réponse méconnaît les dispositions du livre III du code des relations entre le public et l’administration, émet en conséquence, en l’état des informations en sa possession, un avis favorable à la demande.