Monsieur X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1 février 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Saran à sa demande de communication des documents figurant dans son administratif et relatifs à la décision de refus de titularisation prise par la commune à son encontre :
1) la lettre de dénonciation de Madame X, adressée à sa hiérarchie, visée dans le rapport de Madame X du 4 septembre 2019 et dans la main courante déposée par Madame X du 27 avril 2019 ;
2) le mail adressé au cabinet du maire le 30 avril 2019 par Madame X, le visant, mentionné dans le rapport de Madame X du 04 septembre 2019 ;
3) le rapport du médecin du travail, docteur X, comme indiqué dans la main courante du 27 avril 2019 ;
4) tout document, courrier ou mail le concernant ou faisant référence à cette affaire.

En premier lieu, la commission rappelle qu’en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, les documents administratifs comportant des informations couvertes par le secret de la vie privée, qui porteraient un jugement de valeur sur un tiers, personne physique nommément désignée ou facilement identifiable, ou feraient apparaître le comportement d’un tiers, autre qu’une personne chargée d’une mission de service public, dès lors que sa révélation serait susceptible de lui porter préjudice (plaintes, dénonciations, etc.), ne peuvent être communiqués qu’à la personne intéressée et, lorsque celle-ci est mineure, à ses parents ou à la personne qui exerce l’autorité parentale.
La commission considère que la communication d’une dénonciation ou d’un témoignage peut être regardée, compte tenu de ses termes et du contexte dans lequel s’inscrit ce document, comme étant de nature à faire apparaître le comportement de son auteur. Elle estime donc qu’en fonction des circonstances propres à chaque espèce, la divulgation du document à autrui, notamment à la personne visée, pourrait s’avérer préjudiciable à son auteur et que, par suite, ce document n’est communicable qu’à l’intéressé, c’est-à-dire à la personne qui a témoigné et non pas à la personne dont le comportement est décrit. La commission souligne qu’il convient, pour apprécier le caractère communicable du document, de tenir compte du contexte de la demande, des tensions susceptibles d’exister au sein d’un service de l’administration ou entre des administrés, du risque de représailles ou de dégradation des relations.

À défaut de pouvoir rendre impossible l’identification de leur auteur, l’intégralité de ses propos doit être occultée. Lorsqu’une telle occultation conduirait à priver de son sens le document sollicité, sa communication doit être refusée.

En l’espèce, la commission, qui n’a pas pris connaissance du document sollicité, prend notes des observations du maire de Saran, faisant valoir que la lettre Madame X contient des éléments relatifs à la vie privée de son auteur et que la divulgation de cette lettre, compte tenu du climat de tension existant entre Madame X, son conjoint et Monsieur X, pourrait lui porter préjudice. Dans ces conditions, la commission émet un avis défavorable à la communication à Monsieur X de la lettre mentionnée au 1) .
S’agissant du point 2) de la demande, il ressort de la réponse adressée par le maire de Saran qu’il s’agit d’un courriel émanant d’un usager de la piscine, dont le nom n’a pas été mentionné dans le rapport du 4 septembre 2019 rédigé par l’autorité territoriale, adressé au maire de Saran et se plaignant du comportement de Monsieur X. A cet égard, la commission souligne que ce courriel, dont elle n’a pas pris connaissance mais dont elle comprend que l’objet est de dénoncer le comportement d’un agent public, adressé au maire, constitue un document administratif au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le demandeur connaissant l’identité de son auteur, ce document ne peut lui être communiqué en application des dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration en vertu des principes qui ont été précédemment rappelés.

Sur le point 3) de la demande, la commission précise que, dans les conditions prévue à l’article L311-9 du même code, l’article L1111-7 du code de la santé publique dispose que sont communicables à l’intéressé tous les documents composant le dossier médical d’un patient, c’est-à-dire les documents concernant la santé d’une personne détenus par des professionnels et établissements de santé qui « sont formalisées ou ont fait l’objet d’échanges écrits entre professionnels de santé, notamment des résultats d’ examen, comptes rendus de consultation, d’ intervention, d’ exploration ou d’ hospitalisation, des protocoles et prescriptions thérapeutiques mis en œuvre, feuilles de surveillance, correspondances entre professionnels de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. » En vertu du même article et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées à l’intéressé, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet.

Dès lors, la commission émet un avis favorable à la communication à Monsieur X, dans les conditions rappelées précédemment, du rapport le concernant établi par le docteur GRANDER VALLERO. Elle ajoute que dans la mesure où le maire l’a informée de ce qu’il ne détient pas le rapport sollicité, il appartient au maire, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de le détenir et d’en aviser Monsieur X.

Enfin, s’agissant des documents mentionnés au point 4), la commission prend acte de ce que Monsieur X a pu consulter l’ensemble des pièces de son dossier relatif à sa demande de titularisation et que le maire estime qu’il n’a pas d’autres documents à communiquer, faute de précisions suffisantes. La commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l’ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267). Elle estime toutefois en l’espèce, au regard des pièces du dossier, que la demande de Monsieur X, qui précise la nature et l’objet des documents souhaités, qui sont relatifs aux évènements ayant conduit à à son refus de titularisation, n’est pas trop imprécise pour permettre à l’administration d’identifier les documents souhaités. Elle émet donc un avis favorable sur ce point, sous réserve qu’ils existent, pour les documents non encore communiqués à Monsieur X, sous réserve le cas échéant de l’occultation préalable des mentions relatives à des tiers protégées en application des dispositions de l’article L311-6.