Monsieur X, pour X X, a saisi la Commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 mars 2019, à la suite du refus opposé par le président de la chambre des notaires de Paris à sa demande de communication, de préférence par courrier électronique, ou, à défaut, par envoi postal, du compte rendu des inspections des notaires du ressort du conseil régional de Paris (départements 75, 93 et 94) de l’année 2017, sans occultation de la liste des études de notaire inspectées.

La commission, qui a pris connaissance de la réponse du président de la chambre des notaires de Paris, rappelle que les conseils régionaux des notaires qui sont, en application de l’article 3 de l’ordonnance n° 45-2590 du 2 novembre 1945 relative au statut du notariat, des « établissements d’utilité publique », sont, de même que les chambres des notaires, en charge de la gestion d’un service public au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration (CE, 29 juillet 1994, Chambre des notaires du département du Cher, n° 05023, p.396). Les documents qu’ils détiennent ou élaborent dans le cadre de cette mission, en lien avec l’organisation du notariat, revêtent donc le caractère de documents administratifs soumis au droit de communication prévu par le titre Ier du livre III de ce code.

La commission relève, ensuite, qu’en application des dispositions de l’article 3 du décret n° 74-737 du 12 août 1974 relatif aux inspections des études de notaire, sur la comptabilité, l’organisation et le fonctionnement des études ainsi que sur le respect par le notaire des obligations prévues par le chapitre Ier du titre VI du livre V du code monétaire et financier : « des inspections sont organisées par les chambres, les conseils régionaux et le conseil supérieur du notariat, à la diligence de leur président et dans les conditions prévues par le présent décret. Ces inspections concernent l’ensemble de l’activité professionnelle du notaire inspecté et portent notamment sur la comptabilité, l’organisation et le fonctionnement de son étude. » L’article 18 de ce décret prévoit que : « Au cours du premier trimestre de chaque année, les présidents des conseils régionaux et du conseil supérieur du notariat rendent compte, respectivement au procureur général et au garde des sceaux, ministre de la justice, des inspections qui ont été effectuées au cours de l’année écoulée. Ils précisent notamment pour chaque inspecteur les études qu’ils ont inspectées et leurs observations sur la manière dont ils se sont acquittés de leur mission ».

La commission estime que les comptes rendus annuels d’inspection produits par les conseils régionaux et le conseil supérieur du notariat en application des dispositions de ce décret dans le cadre de leur mission d’organisation du service public du notariat présentent le caractère de documents administratifs. Elle précise, à cet égard, que la circonstance que les comptes rendus ainsi élaborés sont transmis au procureur de la République, qui exercent la surveillance des études de notaires en application tant de l’article 45 de l’ordonnance du 20 avril 2010 sur l’organisation de l’ordre judiciaire et l’administration de la justice que de l’article 3 du décret précité, ne suffit pas à leur conférer le caractère de documents juridictionnels.

La commission rappelle, ensuite, que le droit d’accès doit s’exercer sous réserve des dispositions des articles L311-5 et L311-6 de ce code et qu’en application de ce dernier article, ne sont communicables qu’à l’intéressé les documents dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret des affaires, les documents portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ou encore ceux qui font apparaître le comportement d’une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Lorsque la demande porte sur un document comportant des mentions qui ne sont pas communicables en application des articles L311-5 et L311-6 mais qu’il est possible d’occulter ou de disjoindre, le document est communiqué au demandeur après occultation ou disjonction de ces mentions.

La commission, qui n’a pu prendre connaissance des documents sollicités comprend, au vu des explications fournies par le président de la chambre des notaires de Paris, qu’ils contiennent notamment, pour chacun des départements du ressort du conseil régional : a) la synthèse des inspections effectuées au cours de l’année précédente, b) sous forme de statistiques, les remarques d’ensemble formulées pour tous les offices de Paris, Seine-Saint-Denis et Val-de-Marne, c) la liste des inspecteurs par office contrôlé, d) le classement nominatif des offices en fonction de l’appréciation globale portée à l’issue du contrôle ; e) office par office, la synthèse des observations faites sur chacun des thèmes afférents à l’activité professionnelle et issues de l’inspection, accompagnée de l’historique de son classement, f) l’énoncé nominatif des procédures et événements particuliers survenus (mésentente entre associés, inspection occasionnelle, décisions pénales, décisions disciplinaires…).

La commission estime que les points d) à f), compte tenu des appréciations qu’ils comportent concernant des notaires individuellement désignés, des comportements qu’ils sont susceptibles de révéler de la part des offices inspectés et de la présence de mentions couvertes par le secret des affaires, ne sont communicables qu’aux intéressés, c’est-à-dire à chaque notaire ou office inspecté pour ce qui le concerne.

La commission considère, en revanche, que les points a) à c), sous réserve de l’occultation préalable d’éventuelles d’informations susceptibles de porter atteinte à la recherche et à la prévention, par les services compétents, des infractions et irrégularités que les inspections ont notamment pour objet de rechercher, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sans qu’y fasse obstacle le secret professionnel des notaires protégé par les dispositions de l’article 23 de la loi du 25 ventôse an XI.

Elle émet donc, dans cette limite et sous cette réserve, un avis favorable.