Madame X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 juillet 2018, à la suite du refus opposé par le président de l’association Olga Spitzer à sa demande de communication de l’intégralité du dossier d’action éducative en milieu ouvert (AEMO) la concernant.

La commission rappelle d’abord que le caractère communicable des pièces qui composent le dossier d’aide sociale à l’enfance dépend de l’état de la procédure et de l’objet en vue duquel elles ont été élaborées :
1. L’ensemble des pièces qui composent ce dossier avant que le juge des enfants soit saisi ou que le procureur de la République soit avisé, revêtent un caractère administratif. Il en va ainsi, en particulier, des documents relatifs au placement administratif du mineur.
2. Lorsque le juge des enfants a été saisi ou que le procureur de la République a été avisé en application des articles L226-4 du code de l’action sociale et des familles et de l’article 375-5 du code civil, les documents élaborés dans le cadre de la procédure ainsi ouverte, y compris le courrier de saisine ou d’information et la décision du juge des enfants ou du procureur de la République, constituent des documents judiciaires exclus du champ d’application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission n’est pas compétente pour se prononcer sur leur caractère communicable.
3. En cas de placement judiciaire du mineur, les documents établis par le juge, qu’il s’agisse de ses décisions (renouvellement du placement, modifications des mesures d’assistance éducative…) ou de courriers qu’il adresse aux services d’aide sociale à l’enfance, ainsi que ceux qui ont été élaborés à l’attention de ce dernier par l’administration, dans le cadre du mandat judiciaire qui lui a été confié, revêtent un caractère judiciaire. Il en va ainsi, en particulier, des rapports périodiques sur la situation et l’évolution du mineur obligatoirement adressés au juge des enfants en vertu de l’article 1199-1 du code de procédure civile et du dernier alinéa de l’article 375 du code civil. Il n’appartient qu’au juge de procéder à la communication de tels documents s’il l’estime opportun.

En revanche, les autres documents élaborés par les autorités administratives (en particulier les services d’aide sociale à l’enfance) dans le cadre de l’assistance éducative et du placement judiciaire du mineur revêtent un caractère administratif et le conservent alors même qu’ils auraient été transmis au juge pour information. Il en va ainsi des correspondances entre les services intéressés, des rapports et notes établis pour les besoins de l’administration, des pièces retraçant les échanges entre le président du conseil général et les parents du mineur ou les accueillants familiaux.

En l’espèce, la commission relève, comme elle l’a fait dans son avis n°20142496 du 24 juillet 2014, que l’association Olga Spitzer a été mandatée par le juge des enfants pour la réalisation d’une mesure d’assistance éducative en milieu ouvert au bénéfice de Madame X. La commission en déduit que les rapports éducatifs et courriers transmis par l’association au juge des enfants qui l’a mandatée constituent des documents judiciaires. La circonstance que la mesure judiciaire d’assistance éducative a pris fin n’est pas de nature à leur conférer le caractère de documents administratifs relevant du champ d’application du titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission ne peut dès lors que se déclarer incompétente pour se prononcer sur la demande dans cette mesure.
La commission rappelle ensuite que le Conseil d’État, dans sa décision CE, Sect., 22 février 2007, Association du personnel relevant des établissements pour inadaptés, n° 264541, a jugé qu’indépendamment des cas dans lesquels le législateur a lui-même entendu reconnaître ou, à l’inverse, exclure l’existence d’un service public, une personne privée qui assure une mission d’intérêt général sous le contrôle de l’administration et qui est dotée à cette fin de prérogatives de puissance publique est chargée de l’exécution d’un service public. Toutefois, même en l’absence de telles prérogatives, une personne privée doit également être regardée, dans le silence de la loi, comme assurant une mission de service public lorsque, eu égard à l’intérêt général de son activité, aux conditions de sa création, de son organisation ou de son fonctionnement, aux obligations qui lui sont imposées ainsi qu’aux mesures prises pour vérifier que les objectifs qui lui sont assignés sont atteints, il apparaît que l’administration a entendu lui confier une telle mission.
En l’espèce, la commission relève que l’association Olga Spitzer est une association de droit privé, créée sous le régime de la loi de 1901, qui à pour but, selon ses statuts, de « concourir à la protection des enfants, des adolescents et des jeunes majeurs, qu’ils soient en danger dans leur milieu ou perturbés sur le plan psychologique, ainsi qu’à la réinsertion de ces jeunes dans leurs familles et dans leur environnement » et que cette association a été reconnue d’utilité publique. La commission ne dispose toutefois pas d’éléments quant aux conditions de sa création, ses modalités d’organisation et de fonctionnement qui permettraient de considérer qu’elle serait chargée d’une mission de service public.
Ainsi, à supposer que l’association concernée détiendrait des documents relatifs à la situation de Madame X qui n’auraient pas été élaborés à la demande d’un magistrat dans le cadre du mandat judiciaire, elle n’apparaît pas être au nombre des autorités énumérées à l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration. En l’état des informations dont elle dispose, la commission doit, en conséquence, se déclarer incompétente pour se prononcer sur l’ensemble de la demande.