Monsieur X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 septembre 2020, à la suite du refus opposé par le président de l’université de Bordeaux à sa demande de communication des documents relatifs à chacun des postes auxquels il a candidaté :
1) le procès‐verbal pour chaque réunion du comité de sélection (la liste des candidats à auditionner puis la liste des candidats classés) ;
2) les listes d’émargement des deux réunions ;
3) les rapports des rapporteurs ;
4) l’avis individuel sur sa candidature ;
5) l’avis circonstancié sur l’ensemble des candidatures justifiant notamment le classement des candidats ;
6) le rapport du jury ;
7) les grilles remplies d’aide à la détection de situation de partialité ;
8) le résultat du concours et la décision du conseil d’administration y faisant suite.

La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un candidat au concours de maître de conférences ou de professeur d’université sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application des dispositions combinées de l’article L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface temporairement lorsqu’une procédure de recrutement est en cours devant une université ou un établissement d’enseignement supérieur. Dans ce cas, seules s’appliquent pendant la durée de cette procédure les dispositions spéciales prévues par le décret n° 84-431 du 6 juin 1984 mentionnées ci-dessus.
Une fois la procédure de sélection devant les instances universitaires achevée, les rapports présentés devant le comité de sélection sont communicables uniquement à l’intéressé en application L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l’occultation, le cas échéant, des informations relatives à des tiers (appréciations portées sur un autre candidat notamment). La commission précise à toutes fins utiles que la procédure de sélection ne peut être regardée comme achevée qu’après transmission par le président de l’Université ou de l’établissement d’enseignement supérieur du nom du candidat sélectionné ou, le cas échéant, de la liste de candidats classés par ordre de préférence, ou, à défaut, de l’avis motivé par lequel il décide de ne transmettre aucune proposition de nomination. La commission précise également que le classement des candidats par ordre de mérite, qui ne fait apparaître ni notes, ni appréciations littérales, n’est pas au nombre des documents par lesquels il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques au sens des dispositions de l’article L311-6. Par ailleurs si la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, la commission admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d’agent public. Il doit en aller de même des listes à partir desquelles sont prononcées les nominations à l’issue d’un concours qui met en œuvre le principe d’égal accès aux emplois publics.

En application de ces principes, la commission estime que le document mentionné au point 5) de la demande, qui comporte des informations relatives à des tiers (appréciation sur les autres candidats notamment), n’est pas communicable au demandeur. Elle rappelle à cet égard que seul le classement des candidats est un document administratif communicable.
La commission estime en revanche que les autres documents sont communicables au demandeur, dans les conditions suivantes :

- les documents mentionnés aux points 2), 7) et 8), s’ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ;
- s’agissant du surplus de la demande, sous réserve que la procédure de sélection devant les instances universitaires soit achevée, ce qui semble être le cas en l’espèce, les documents sollicités sont communicables à l’intéressé en application de l’article L311-6 de ce code, sous réserve s’agissant des points 1), 3) et 6) de l’occultation des mentions ou de la disjonction des pièces couvertes par le secret de la vie privée ou relatives à des tiers (appréciations portées sur d’autres candidats notamment).

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de l’université de Bordeaux a informé la commission qu’il avait communiqué, par deux bordereaux en date du 16 octobre 2020 dont il joint une copie, les documents sollicités à Monsieur X, à l’exception des procès-verbaux du conseil académique et du conseil d’administration, qui devaient encore faire l’objet d’une approbation lors des prochaines séances de ces instances, respectivement fixées au 10 décembre et au 20 novembre prochain et qu’ils lui seront communiqués à l’issue.
Au regard de ces différents éléments, la commission considère que la demande de communication doit être regardée comme étant devenue sans objet.